Comment créer une note de crédit pour une facture d'invité ?

Une note de crédit est un document qui atteste la correction ou l'annulation d'une facture déjà émise à un invité. Dans Smoobu, vous la créez directement depuis la facture, puis vous l'émettez, la téléchargez ou l'utilisez pour votre comptabilité. Attention : une note de crédit n'est qu'une trace écrite. Elle ne renvoie aucun argent à votre invité, le remboursement reste donc toujours une étape à part.

Avant de commencer

• Il vous faut une facture à créditer. Une note de crédit part toujours d'une facture existante : créez donc la facture d'abord s'il n'y en a pas encore. Voir Comment créer une facture pour mon invité et l'envoyer ?.

Étapes

1. Ouvrez Réservations, cliquez sur Afficher plus sur la réservation et faites défiler jusqu'à la carte Factures.
2. Sur la facture à créditer, ouvrez le menu (l'icône à trois points) et cliquez sur Créer une note de crédit.
3. Retirez les postes que vous ne créditez pas à l'aide de l'icône de corbeille sur chaque ligne. Ce qui reste correspond au montant couvert par la note de crédit.
4. Saisissez le montant sous forme de nombre positif. La note de crédit inverse déjà la valeur pour vous : ne tapez donc pas de signe moins.
5. Cliquez sur Créer pour émettre la note de crédit, ou sur Créer et envoyer pour l'émettre et l'envoyer à l'invité par e-mail.

Ne renommez pas le numéro de la note de crédit. Smoobu propose un champ facultatif pour le renommer (par exemple en NC-1). Si vous le modifiez, Smoobu met en pause la numérotation séquentielle automatique de toutes vos futures factures, et pas seulement de cette note de crédit : vous devrez alors saisir chaque numéro de facture à la main. Laissez le numéro tel que Smoobu l'attribue. Si vous en avez déjà renommé un et que votre numérotation s'est arrêtée, voir le problème fréquent ci-dessous pour la relancer.

Une note de crédit ne rembourse pas votre invité

Créer une note de crédit ne déplace aucun argent : c'est un document comptable qui acte la correction. Pour rendre réellement l'argent à l'invité, empruntez le même canal que celui par lequel le paiement est arrivé :

• Paiements Stripe : remboursez dans votre tableau de bord Stripe.
• Réservations Booking.com, Airbnb ou Vrbo (lorsque le portail a encaissé l'argent) : remboursez dans l'espace hôte de ce portail.
• Virements bancaires directs : remboursez l'invité via votre banque.

La note de crédit est le justificatif pour vos archives ; le remboursement est l'étape distincte qui concerne l'argent.

Vérifier que tout a fonctionné

La note de crédit est créée avec son propre numéro et se télécharge en PDF pour votre comptabilité.

Problèmes fréquents

Mes numéros de facture ne se remplissent plus automatiquement depuis que j'ai créé une note de crédit

Cela arrive lorsque le numéro de la note de crédit a été renommé, ce qui interrompt la numérotation automatique de chaque facture. Pour relancer la séquence, saisissez un numéro simple comme prochaine facture (par exemple 600), et Smoobu repart de là. Voir Configurer votre modèle de facture.

Je veux renvoyer de l'argent, pas seulement le documenter

Une note de crédit ne fait qu'acter la correction. Rendez l'argent par le canal que l'invité a utilisé pour payer (Stripe, l'espace hôte du portail ou votre banque), comme décrit plus haut.

Articles connexes

• Comment créer une facture pour mon invité et l'envoyer ?
• Configurer votre modèle de facture

Toujours bloqué ?

Si ces étapes n'ont pas réglé le problème, contactez l'équipe Smoobu : ouvrez le menu Aide pour ouvrir un ticket ou réserver un créneau d'appel, ou utilisez la bulle de chat en bas à droite. Pour obtenir la réponse la plus rapide, indiquez :

• Votre Smoobu User ID (dans le menu de l'icône de profil, en haut à droite).
• Le nom ou l'ID du logement, s'il s'agit d'un logement précis.
• Le Booking ID, s'il s'agit d'une réservation précise (Réservations, puis Afficher plus).
• Le nom du portail, s'il s'agit de synchronisation de portail (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
• Un bref pas à pas : ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé.
• Des captures d'écran ou une courte capture vidéo du problème.
• Votre navigateur et votre système d'exploitation, si quelque chose s'affiche mal à l'écran.