Comment trouver, suivre et télécharger les factures que j'ai émises pour mes invités ?

Chaque facture que vous avez émise dans Smoobu figure sous Statistiques > Factures émises. Ouvrez cette page et téléchargez une facture au format PDF. Ou cochez-en plusieurs et téléchargez-les ensemble dans un fichier ZIP. Vous pouvez aussi télécharger une facture depuis la réservation à laquelle elle appartient. Les brouillons ne figurent pas dans la liste : une facture n'y apparaît qu'une fois émise. La même page indique quelles factures sont encore impayées. Vous pouvez les y marquer comme payées.

Avant de commencer

Seules les factures émises peuvent être téléchargées. Si vous avez enregistré une facture comme brouillon, émettez-la d'abord : ouvrez la réservation, cliquez sur Afficher plus, puis sur Factures, cliquez sur les trois points de la ligne du brouillon, choisissez Modifier le brouillon et cliquez sur Établir la facture. Voir Comment créer une facture pour mon invité et l'envoyer ?.
La liste couvre toutes vos propriétés. Vous n'avez pas besoin de changer de propriété au préalable.

Étapes

Dans le menu principal, cliquez sur Statistiques, puis sur Factures émises.
Choisissez la période à afficher dans les champs De et À. À l'ouverture de la page, les deux dates sont remplies avec une période par défaut. De remonte au maximum à 2 ans.
La page liste maintenant toutes les factures que vous avez émises sur cette période, de la plus récente à la plus ancienne. Pour chaque facture, elle indique la réservation concernée, le numéro de facture, la date de création, le montant et le Statut du paiement.
Pour trouver une facture, saisissez un nom d'invité ou un numéro de facture dans le champ de recherche. La recherche ne trouve que les factures de la période choisie.
Pour télécharger une facture, cliquez sur l'icône de téléchargement dans sa colonne Actions. Votre navigateur enregistre le PDF, en général dans votre dossier Téléchargements.
Pour télécharger plusieurs factures à la fois, cochez la case de chacune. Ou cochez la case en haut de la liste pour sélectionner toutes les factures de la page actuelle. Cliquez ensuite sur l'icône ZIP. Smoobu télécharge toutes les factures cochées dans un seul fichier ZIP, avec un PDF distinct pour chaque facture.

Voir quelles factures sont encore impayées

Sur Statistiques > Factures émises, regardez la colonne Statut du paiement. Chaque facture affiche Payé ou Non payé. Vous voyez ainsi d'un coup d'œil quels invités vous doivent encore de l'argent.
Quand un invité paie, réglez l'option de la colonne Statut du paiement de la facture sur payé. Son statut passe à Payé.

Vous pouvez aussi marquer une facture comme payée depuis la réservation. Ouvrez la réservation, cliquez sur Afficher plus, puis sur Factures, et activez Marqué comme payée. Marquer une facture comme payée ne modifie pas le contenu du PDF de la facture.

Télécharger plutôt une facture depuis la réservation

Si vous consultez déjà la réservation, vous n'avez pas besoin de la liste. Ouvrez la réservation, cliquez sur Afficher plus, puis sur Factures. La carte liste les factures de cette réservation. Ouvrez le menu sur la ligne de la facture et cliquez sur Télécharger en PDF.

Télécharger les factures de toute une période

Pour votre comptable ou votre déclaration d'impôts, réglez De et À sur la page Factures émises sur la période dont vous avez besoin. Cochez la case en haut de la liste pour sélectionner toutes les factures de la page, puis cliquez sur l'icône ZIP. De remonte au maximum à 2 ans. C'est donc aussi la façon de télécharger toutes les factures des 2 dernières années. La sélection de toutes les factures ne couvre que la page sur laquelle vous vous trouvez. Le nombre de factures par page ne peut pas être modifié. Si la période s'étend sur plusieurs pages, répétez le téléchargement sur chaque page. Smoobu ne propose pas d'export de la liste des factures sous forme de tableur. Si vous avez besoin d'un tableau avec une ligne par réservation, utilisez plutôt l'export des réservations. Il contient les montants des réservations et indique si chaque réservation est marquée comme payée. Pour l'ensemble des éléments de fin d'année, voir Préparer vos données Smoobu pour la clôture annuelle et les impôts.

Vérifier que tout a fonctionné

Le PDF s'ouvre et affiche le numéro de facture, vos coordonnées d'expéditeur, les coordonnées de l'invité, les montants et la taxe, exactement comme sur la page. Si vous en avez téléchargé plusieurs, le ZIP contient un PDF par facture cochée. Les numéros de facture correspondent aux lignes que vous avez choisies.

Problèmes fréquents

La facture n'apparaît pas dans la liste

La liste n'affiche que les factures émises. Ouvrez la réservation, cliquez sur Afficher plus, puis sur Factures. Si la facture apparaît comme brouillon, cliquez sur les trois points de sa ligne, choisissez Modifier le brouillon et cliquez sur Établir la facture. Elle apparaît alors immédiatement sous Factures émises. Si la facture a déjà été émise, élargissez les dates De et À (De remonte au maximum à 2 ans). Le champ de recherche ne cherche lui aussi que dans ces dates. Les dates portent sur la date de création de la facture, pas sur le séjour.

Vous avez besoin d'un tableur de vos factures

La page Factures émises ne propose pas d'export Excel ou CSV. Pour un fichier avec une ligne par réservation, utilisez l'export des réservations depuis la page Réservations. Si nécessaire, comparez-le avec la colonne Statut du paiement de la liste des factures. Voir Comprendre votre chiffre d'affaires et vos paiements dans Statistiques pour la signification de chaque chiffre.

Le PDF ne se télécharge pas ou est vide

Voir Votre facture d'invité ne se crée pas ou ne se télécharge pas. Les causes habituelles sont un brouillon jamais émis, une adresse d'expéditeur manquante dans les paramètres de facturation, ou un navigateur qui bloque les téléchargements depuis Smoobu.

Toujours bloqué ?

Si ces étapes n'ont pas réglé le problème, contactez l'équipe Smoobu : ouvrez le menu Aide pour ouvrir un ticket ou réserver un créneau d'appel, ou utilisez la bulle de chat en bas à droite. Pour obtenir la réponse la plus rapide, indiquez :

Votre Smoobu User ID (dans le menu de l'icône de profil, en haut à droite).
Le nom ou l'ID du logement, s'il s'agit d'un logement précis.
Le Booking ID, s'il s'agit d'une réservation précise (Réservations, puis Afficher plus).
Le nom du portail, s'il s'agit de synchronisation de portail (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
Un bref pas à pas : ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé.
Des captures d'écran ou une courte capture vidéo du problème.
Votre navigateur et votre système d'exploitation, si quelque chose s'affiche mal à l'écran.

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