Come creo il Meldeschein per una prenotazione?

Quando hai collegato un partner per la registrazione degli ospiti, ogni prenotazione mostra nella sua pagina di dettaglio un pulsante che apre un modulo di registrazione. Lo compili una volta per prenotazione e il partner lo trasmette all'ufficio comunale competente.

Il nome del pulsante cambia a seconda del partner che hai collegato: i due non usano la stessa dicitura. Con AVS cerchi Modulo di registrazione aggiornamento. Con Feratel MeldeClient cerchi Aggiorna il modulo di registrazione. Se li hai collegati entrambi, su ogni prenotazione compaiono entrambi i pulsanti: controlla il nome prima di cliccare.

Prima di iniziare

Ti serve un partner per la registrazione già collegato. È una configurazione da fare una volta sola:

• AVS copre la Germania. Vedi Come collego AVS a Smoobu?.
• Feratel MeldeClient copre Austria, Liechtenstein, Svizzera e Germania. Vedi Come collego Feratel MeldeClient a Smoobu?.

Tutti e due coprono la Germania: se il tuo alloggio è in Germania, puoi usare l'uno o l'altro. Quale collegare dipende da quello con cui lavora il tuo ufficio locale, quindi chiediglielo prima di configurarne uno.

Se sulle tue prenotazioni non compare nessun pulsante, il partner non è ancora collegato, oppure non è collegato per quell'alloggio. Lo spiegano entrambi gli articoli sul collegamento.

Con AVS

Apri la prenotazione che vuoi registrare e clicca su Modulo di registrazione aggiornamento nella sua pagina di dettaglio.

Si apre un modulo, di solito già compilato con quello che sai dell'ospite. Per l'ospite principale questi campi vanno compilati:

• Nome e cognome
• Codice postale, città e Paese
• Nazionalità
• Data di nascita

Gli altri campi possono restare vuoti. Se manca qualcosa, scrivilo a mano e poi clicca su Salva.

AVS genera poi il Meldeschein in PDF. Scaricalo da Smoobu per stamparlo e farlo firmare al tuo ospite, oppure per inviarlo via e-mail.

La data di nascita non serve solo al modulo: il tuo comune la usa per calcolare la Kurtaxe, comprese le tariffe ridotte o l'esenzione per i bambini. Il calcolo e la trasmissione ad AVS avvengono da soli quando hai creato il Meldeschein, quindi non devi inviare altro.

Con Feratel MeldeClient

Apri il dettaglio della prenotazione e clicca su Aggiorna il modulo di registrazione. Il modulo si apre già compilato con i dati dell'ospite: nome, indirizzo, nazionalità, documento d'identità, data di nascita, arrivo e partenza prevista. I campi arrivano dal check-in online dell'ospite, se l'ha compilato; altrimenti restano vuoti e li completi tu a mano. Clicca su Invia e il modulo viene trasmesso a Feratel, e attraverso Feratel all'ufficio comunale competente.

Se devi cambiare una data di partenza o finalizzare una registrazione dopo averla inviata, lo fai dal lato Feratel, nel webclient del tuo ufficio del turismo locale, non in Smoobu. Smoobu non trasmette a Feratel quelle modifiche successive.

Una cosa non viene trasferita: la firma che l'ospite lascia sul modulo di check-in online di Smoobu non passa alla registrazione Feratel. Per soddisfare l'obbligo di firma di Feratel, hai due opzioni: stampi la registrazione e raccogli una firma su carta al check-in, oppure usi il percorso di firma di Feratel, se il tuo ufficio del turismo lo ha attivato.

Da dove arrivano i dati

Se un ospite compila il check-in online di Smoobu prima dell'arrivo, i suoi dati arrivano da soli nel modulo di registrazione: quando lo apri, la maggior parte dei campi è già piena. Come si configura è spiegato in Come imposto il check-in online per i miei ospiti?. Il check-in online raccoglie soltanto i dati; è il modulo di registrazione a trasmetterli.

Verifica che abbia funzionato

• Apri una prenotazione e conferma che il pulsante compaia nella sua pagina di dettaglio.
• Cliccalo e conferma che il modulo si apra con i dati della prenotazione dell'ospite già inseriti.
• Compila i campi dell'ospite principale e salva o invia.
• Con AVS, conferma che il PDF del Meldeschein sia scaricabile dalla prenotazione. Con Feratel, conferma che la registrazione compaia nel tuo webclient Feratel.

Problemi frequenti

Non compare nessun pulsante su nessuna delle mie prenotazioni

Il partner non è collegato, oppure non è collegato per quell'alloggio. Con AVS, controlla che la tua Firma (l'ID della tua azienda su AVS, sempre un numero) sia salvata e che l'alloggio abbia sia lo Spa Management ID sia l'Object ID: vedi Come collego AVS a Smoobu?. Con Feratel, la causa più frequente è un Paese mancante sull'alloggio: vedi Come collego Feratel MeldeClient a Smoobu?.

Alcuni campi sono vuoti anche se l'ospite ha compilato il check-in online (Feratel)

Alcuni campi, spesso il codice postale, il Paese e la nazionalità, a volte arrivano vuoti nel modulo Feratel. Compila i campi mancanti prima di inviarlo. Se succede di continuo su molte prenotazioni, contatta l'assistenza Smoobu, perché potrebbe esserci una lacuna nella corrispondenza tra i campi del check-in online e quelli di Feratel. Se vedi lo stesso con AVS, contatta l'assistenza.

Ogni ospite segnala lo stesso errore aprendo il link del check-in online

È capitato su account con un partner di registrazione collegato, quindi vale la pena saperlo anche qui. Se l'errore lo incontra ogni ospite e non uno solo, il problema non è il link e sulla prenotazione non c'è niente da correggere. Contatta l'assistenza Smoobu indicando i dati del tuo account.

La mia regione usa un modulo che non corrisponde (Feratel)

Alcune regioni austriache e tedesche usano un proprio formato di Meldeschein con campi in più. Di solito Feratel lo fa corrispondere al modello più vicino, e i campi che non riesce a compilare li completi tu ogni volta nel modulo. Contatta il tuo ufficio del turismo se certi campi non si riescono a compilare in modo ricorrente.

Articoli correlati

• Come collego AVS a Smoobu?
• Come collego Feratel MeldeClient a Smoobu?
• Come imposto il check-in online per i miei ospiti?
• Come registro i miei ospiti in Smoobu?

Ancora bloccato?

Se questi passaggi non hanno risolto, contatta il team Smoobu: apri il menu Aiuto per aprire un ticket o prenotare uno slot per una chiamata, oppure usa la bolla della chat in basso a destra. Per ottenere la risposta più rapida, indica:

• Il tuo Smoobu User ID (nel menu dell'icona del profilo, in alto a destra).
• Il nome o l'ID dell'alloggio, se riguarda un alloggio preciso.
• Il Booking ID, se riguarda una prenotazione precisa (Prenotazioni, poi Visualizza altro).
• Il nome del portale, se riguarda la sincronizzazione di un portale (Booking.com, Airbnb, Vrbo, e così via).
• Un breve passo per passo: cosa hai fatto, cosa ti aspettavi e cosa è successo.
• Screenshot o una breve registrazione dello schermo del problema.
• Il tuo browser e sistema operativo, se qualcosa si vede male a schermo.