Smoobu hat keine eingebaute Funktion für Verträge oder elektronische Unterschriften. Einen Miet- oder Pachtvertrag kannst du also nicht in Smoobu selbst erstellen oder unterschreiben lassen. Über einen Umweg klappt es trotzdem: Bau den Vertrag als Online-Formular in einem Formulartool eines Drittanbieters und lass Smoobu jedem Gast automatisch einen Link schicken, in dem die Buchungsdaten schon eingetragen sind.
Bevor du loslegst
Das alles brauchst du, bevor du den Umweg einrichtest:
- Ein Konto bei einem Formularbaukasten. Tally ist ein kostenloser Formularbaukasten und unsere Empfehlung; Jotform ist eine Alternative, die genauso funktioniert. Smoobu hat mit keinem der beiden Tools eine Partnerschaft.
- Deinen Vertragstext, fertig zum Einfügen in ein Formular.
- Automatische Nachrichten, die in Smoobu eingerichtet sind, damit der Formularlink bei jeder Buchung von selbst rausgeht. Siehe Wie richte ich automatische Nachrichten an meine Gäste ein?.
Der unterschriebene Vertrag liegt in deinem Formulartool, nicht in Smoobu
Die Vertragsarbeit erledigt das Formulartool: Es zeigt deinen Vertrag, sammelt die Eingaben und die Unterschrift des Gastes und speichert das fertige Dokument. Smoobu übernimmt Zustellung und Vorausfüllen: Deine automatische Nachricht trägt den Formularlink, und Smoobu-Platzhalter in diesem Link tragen die Buchungsdaten des Gastes ins Formular ein. Fertige Verträge siehst du nirgends in Smoobu. Um einen unterschriebenen Vertrag anzusehen, herunterzuladen oder zu archivieren, öffne dein Formulartool.
Brauchst du eigentlich die persönlichen Daten und den Ausweis deiner Gäste vor der Anreise statt eines unterschriebenen Vertrags, erhebt Smoobus eigener Online-Check-in genau das, ganz ohne Tool eines Drittanbieters. Siehe Wie richte ich den Online-Check-in für meine Gäste ein?.
Schritte
- Erstelle ein Konto bei deinem Formulartool, zum Beispiel Tally.
- Bau dein Vertragsformular: Füge deinen Vertragstext ein, ergänze ein Formularfeld für jedes Buchungsdetail, das für den Gast vorausgefüllt sein soll (Name, Ankunfts- und Abreisedatum, Zahl der Erwachsenen, Preis), und das Feld für die Unterschrift des Gastes. Bietet das Tool eine Vertragsvorlage, kannst du sie anpassen, statt mit einem leeren Formular zu beginnen.
- Kopiere den Freigabelink des Formulars.
- Geh in Smoobu zu Gästeerlebnis > Kommunikation und erstelle die automatische Nachricht, die den Vertrag zustellt, zum Beispiel eine, die direkt nach der Buchungsbestätigung rausgeht. Wie richte ich automatische Nachrichten an meine Gäste ein? führt dich durch den Vorlagen-Editor.
- Füge den Formularlink in die Nachricht ein und setze Smoobu-Platzhalter in den Link für die Daten, die das Formular bekommen soll:
[firstGuestName],[guestName],[arrivalDate],[departureDate],[adults],[price]und[guestPhone], dazu[guestEmail], falls dein Formular danach fragt. Beim Senden der Nachricht ersetzt Smoobu jeden Platzhalter durch die echten Daten der Buchung, und diese Felder kommen im Formular schon vorausgefüllt an. - Setze den Haken bei Automatisch senden?, wähle, wann die Nachricht rausgeht, und klicke auf Speichern.
So prüfst du, ob es geklappt hat
Trage eine Testbuchung mit deiner eigenen E-Mail-Adresse als Gast ein und warte auf die Nachricht. Der Formularlink in der E-Mail öffnet deinen Vertrag mit den bereits eingetragenen Daten der Testbuchung. Unterschreibe das Testformular und öffne dann dein Formulartool: Der fertige Vertrag liegt dort, nicht in Smoobu.
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- Wie richte ich meine digitale Gästemappe ein?
Kommst du nicht weiter?
Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:
- Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
- Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
- Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
- Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
- Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
- Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.
Kommentare
4 Kommentare
"Online Mietvertrag PDF" Vorlage existiert nicht! :-(
Hallo Friedrich,
vielen Dank für deine Rückmeldung.
Doch den Mietvertrag gibt es. Einfach "Mietvertrag" ins Suchfeld eintragen und schon erscheint er.
Viele Grüße
Raffaella
Hallo,
leider kann ich das Template auch nicht mehr über die Suchfunktion finden. Gibt es vielleicht ein neues mit anderem Namen?
Viele Grüße
Lene
Hallo,
leider nicht. Jotform bietet den Mietvertrag nur noch in englisch an.
Viele Grüße
Raffaella
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