Wie bekomme ich die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse meines Gastes?

Welche Kontaktdaten deines Gastes in Smoobu ankommen, hängt vom Portal ab, über das gebucht wurde. Manche Portale schicken die echte E-Mail-Adresse, andere nur einen Nachrichten-Alias. Booking.com überträgt überhaupt keine Telefonnummern mehr. Fehlt dir eine Angabe, frag sie am besten über das Online-Check-in-Formular ab.

Was jedes Portal übermittelt

Booking.com: Seit dem 28. September 2026 schickt Booking.com die Telefonnummern der Gäste nicht mehr an Channel-Manager wie Smoobu. Alles andere kommt wie gewohnt an, etwa Name des Gastes, Reisezeitraum, Preis und Status. Nummern, die Smoobu vor diesem Datum erhalten hat, bleiben in ihren Buchungen gespeichert.
Airbnb und andere per API verbundene Portale: Je nach Portal wird mit jeder Buchung entweder ein Nachrichten-Alias oder die echte E-Mail-Adresse des Gastes importiert. Du musst nichts ergänzen.
Per iCal verbundene Portale: Hier wird keine E-Mail-Adresse des Gastes importiert. Du trägst sie selbst in der Buchung ein. Nachrichten gehen dann an diese Adresse.
Direktbuchungen und Buchungen über deine Webseite: Der Gast gibt seine Daten bei der Buchung selbst an.

Den Gast per Online-Check-in fragen

Die E-Mail-Adresse ist ein Standardfeld des Check-ins, die Telefonnummer nicht. Für sie legst du deshalb ein eigenes Feld an.

Gehe zu Gästeerlebnis > Online-Check-in und stelle den Schalter oben auf Aktiviert.
Hake im Abschnitt Hauptgast das E-Mail-Feld an, damit das Formular danach fragt. Hake alle weiteren Felder an, die du abfragen willst, und lege für jedes fest, ob es erforderlich oder optional ist.
Klicke auf Feld hinzufügen. Gib dem Feld ein Label, das dein Gast versteht, zum Beispiel Telefonnummer, trag unter Placeholder das gewünschte Format ein und stelle es auf Erforderlich oder Optional. Smoobu prüft nicht, was der Gast in dieses Feld eintippt. Nur über den Placeholder bekommst du also eine Nummer in einem Format, mit dem du arbeiten kannst.
Speichere und füge dann den Platzhalter [onlineCheckInLink] in eine deiner Nachrichtenvorlagen unter Gästeerlebnis > Kommunikation ein, damit der Link beim Gast ankommt. Wie richte ich den Online-Check-in für meine Gäste ein? erklärt das ganze Formular.

Wo die Antworten landen und welche nicht

Schickt der Gast das Formular ab, werden Name, E-Mail-Adresse, Sprache und Adresse direkt in der Buchung aktualisiert.

Mit der Telefonnummer aus einem eigenen Feld passiert das nicht. Eigene Felder werden mit dem Check-in-Datensatz gespeichert und nicht in die Buchung übernommen. Im Telefonfeld der Buchung steht also weiterhin keine Nummer. Du findest sie im Abschnitt Online check-in details der Guest card in der Buchung und in den TXT- und PDF-Exporten hinter Bearbeiten. Auch im Kontakteintrag des Gastes unter Kontakte taucht sie nicht auf: Eine so abgefragte Nummer kommt dort nur an, wenn du sie selbst in der Buchung einträgst. Soll die Nummer in der Buchung und im Kontakt stehen, übertrag sie von Hand, wie unten beschrieben.

Deinem Gast schreiben, sobald das Formular eingeht

Der Auslöser Online-Check-in abgeschlossen unter Gästeerlebnis > Kommunikation greift, wenn der Hauptgast das Formular zum ersten Mal abschickt. So verschickst du eine Begrüßung, den Türcode oder die Anreiseinfos genau in diesem Moment und musst nicht raten, wann die Daten da sind.

Nummer oder Adresse selbst eintragen

Öffne die Buchung, klicke auf Bearbeiten und fülle das Feld für die Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse aus. Was du selbst einträgst, bleibt gespeichert, auch wenn das Portal die Buchung später aktualisiert.

Beim Portal nachschauen

Bei einer Booking.com-Buchung steht die Telefonnummer des Gastes weiterhin im Booking.com Extranet und in der Pulse-App: Öffne dort die Buchung. Erreichen kannst du den Gast außerdem über das Nachrichtensystem von Booking.com oder über die anonymisierte E-Mail-Adresse, die Booking.com ihm zuweist.

Häufige Probleme

Eine Nachricht wird nicht verschickt, weil die Buchung keine E-Mail-Adresse hat

Manche Nachrichten lassen sich nur verschicken, wenn in der Buchung eine echte E-Mail-Adresse steht, zum Beispiel PDF-Anhänge an Booking.com-Gäste. Bis du eine Adresse einträgst, werden sie blockiert. Trag die Adresse in der Buchung ein oder frag sie über den Online-Check-in ab. Wie funktioniert die Gästekommunikation in Smoobu? erklärt, welches Portal welche Daten überträgt.

Bei einem wiederkehrenden Gast fehlt die Nummer in der neuen Buchung

Der Kontakt behält die Telefonnummer, die du schon hattest, aber die neue Buchung kommt ohne sie an. Schau deshalb in den Kontakteintrag statt in die Buchung, siehe Wie verwalte ich meine Gästekontakte?.

Kommst du nicht weiter?

Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:

Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.

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