Wie richte ich automatische Nachrichten an meine Gäste ein?

Eine Bestätigung direkt nach der Buchung, Check-in-Details ein paar Tage vor der Ankunft, eine Bitte um Bewertung nach der Abreise: Solche E-Mails an deine Gäste übernimmt Smoobu für dich. Du schreibst die Nachrichtenvorlage einmal und legst fest, wann sie rausgehen soll; ab dann verschickt Smoobu sie bei jeder passenden Buchung.

Bevor du loslegst

Das solltest du eingerichtet haben, bevor du deine erste Vorlage erstellst:

• Deine Absenderadresse @host.smoobu.com ist eingerichtet, damit Antworten deiner Gäste in Smoobu ankommen und Rechnungen angehängt werden können. Siehe Wie sende ich Nachrichten von meiner eigenen E-Mail-Adresse?.

Eine automatische Nachricht erstellen

1. Gehe in Smoobu zu Gästeerlebnis > Kommunikation.
2. Klicke unter Meine Vorlagen auf Erstellen.
3. Es öffnet sich das Fenster Aus Vorlage ausfüllen. Wähle eine fertige Vorlage und klicke auf Ausgewählte Vorlage verwenden, oder schließe das Fenster und schreibe deine eigene von Grund auf.
4. Gib einen Betreff ein. Er wird zur Betreffzeile der E-Mail, die dein Gast bekommt.
5. Schreibe den Nachrichtentext. Mit den Platzhaltern aus der Liste im Editor fügst du Buchungsdetails ein, die sich bei jedem Gast automatisch füllen, zum Beispiel [firstGuestName], [apartment], [arrivalDate] und [onlineCheckInLink].
6. Wähle unter Unterkünfte und Portale, ob die Vorlage für alle deine Unterkünfte und Portale gilt oder nur für bestimmte.
7. Wähle den Empfänger/in: Gast ist die Vorgabe; An die Adresse des Kontoinhabers senden schickt sie stattdessen an dich; Einzelempfänger schickt sie an jede Adresse, die du einträgst, zum Beispiel an deine Reinigungskraft. Mit Cc/Bcc bekommst du eine Kopie jeder Nachricht an einer zusätzlichen Adresse.
8. Hake Automatisch senden? an. Es erscheinen drei Zeitfelder: Zeit, eine Nachricht zu senden (von 10 Tagen davor bis 10 Tage nach dem Auslöser), Auslöser (Buchungsbenachrichtigung, Ankunft, Abreise, Buchungsstornierung oder Online-Check-in abgeschlossen) und Wann, die Uhrzeit für den Versand. Beim Auslöser Buchungsbenachrichtigung ist die Uhrzeit ausgegraut: Diese Nachricht geht raus, sobald die Buchung eingeht.
9. Bei den Auslösern Ankunft, Abreise und Online-Check-in abgeschlossen erscheint unter den Zeitfeldern die Option Sende die Mail auch, falls die Buchung erst nach dem zeitlichen Auslöser eingeht. Hake sie an, damit auch Gäste, die kurzfristig buchen, die Nachricht noch bekommen. Beim Auslöser Buchungsbenachrichtigung gibt es sie nicht, denn der löst immer im Moment des Buchungseingangs aus.
10. Klicke auf Speichern.

So prüfst du, ob es geklappt hat

Die Vorlage taucht in der Tabelle Meine Vorlagen mit ihrem Auslöser und ihrer Sendezeit auf, und im Dropdown Vorlage, wenn du einem Gast aus einer Buchung heraus schreibst. Für einen vollständigen Test trägst du eine Buchung mit deiner eigenen E-Mail-Adresse als Gast ein (Direct booking. eintragen oder Termine selbst sperren) und schaust, ob die E-Mail ankommt. Wie du eine Nachricht später wieder abschaltest oder einen einzelnen Versand für eine Buchung stoppst, zeigt Wie schalte ich automatische Nachrichten aus oder pausiere sie?.

Mit einer fertigen Vorlage starten

Das Fenster Aus Vorlage ausfüllen bietet Starttexte für die häufigsten Nachrichten: Booking Confirmation, Online Check-In, Day before arrival, One Day After Arrival, Departure info / Check-out / Review, Thank you note, Guest App Access, Discount code und Quotation for Stay, die meisten davon auf Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Portugiesisch. Aktiv sind diese Starttexte nicht von allein: Keiner verschickt etwas und keiner taucht in deinen Vorlagen-Dropdowns auf, solange du ihn nicht auswählst, anpasst und als eigene Vorlage speicherst.

Die Nachricht in der Sprache deines Gastes senden

Eine Vorlage ohne Sprach-Kennzeichnung ist deine universelle Version und geht an jeden Gast. Um Übersetzungen zu ergänzen, öffne die Vorlage, klicke auf Sprache hinzufügen und wähle die Sprache. Welche Version ein Gast bekommt, entscheidet das Feld Sprache der Buchung: Passt es zu einer deiner Sprachversionen, wird diese verschickt; sonst geht die Version ohne Kennzeichnung raus. Buchungen von Portalen kommen meist schon mit der Sprache vom Portal an; bei Direktbuchungen setzt du das Feld Sprache selbst, wenn du die Buchung einträgst oder bearbeitest. Halte die Basisversion ohne Kennzeichnung in der Landessprache deiner Unterkunft und füge weitere Sprachen nach Bedarf hinzu.

Deine E-Mails formatieren

Der Editor hat einen Schalter HTML-Editor für formatierte Nachrichten: Überschriften, Fettdruck und Links. Bis zum Gast übersteht die Formatierung aber nicht immer. Schicke Gästen, die über Airbnb oder Booking.com gebucht haben, reinen Text statt formatierter Nachrichten. Diese Portale zeigen HTML-Formatierung nicht zuverlässig an, beim Gast kann eine formatierte Nachricht also falsch aussehen; reiner Text ist für sie die sicherere Wahl. Formatierte E-Mails kommen außerdem manchmal mit ungleichmäßigen Schriften oder verlorenem Zeilenabstand an, und über Booking.com verschickte Nachrichten können ihre Zeilenumbrüche verlieren. Halte die Formatierung einfach; was jedes Portal zustellt, zeigt Wie funktionieren Nachrichten mit Airbnb und Booking.com?.

Eine Zahlungserinnerung für den offenen Restbetrag senden

Um Gäste an einen offenen Restbetrag zu erinnern, schreibe eine Vorlage mit dem Platzhalter [rest]: Er füllt den Gesamtpreis minus Anzahlung ein, sodass der Gast genau sieht, was noch offen ist. Füge [stripePaymentLink] hinzu, um einen Zahlungslink über genau diesen Betrag einzufügen; wie der Link funktioniert, steht in Zahlungslink senden oder Restbetrag abbuchen. Hake Mahnung zur Zahlung an, um die Vorlage als Zahlungserinnerung zu kennzeichnen. Smoobu verschickt sie dann nur, wenn die Buchung zum geplanten Sendezeitpunkt noch einen offenen Betrag hat; ist schon alles bezahlt, wird dieser Gast stillschweigend übersprungen und es geht keine Erinnerung raus. Hakst du zusätzlich Rechnung anfügen an, wird die Rechnung der Buchung angehängt, sofern die Rechnung bereits existiert und deine Absenderadresse @host.smoobu.com eingerichtet ist.

Häufige Probleme

Ein kurzfristiger Gast hat deine Nachricht nicht bekommen

Ging die Buchung ein, nachdem der Sendezeitpunkt der Nachricht schon verstrichen war (eine Nachricht „3 Tage vor Ankunft“, gebucht 1 Tag vor Ankunft), überspringt Smoobu den Versand, es sei denn, Sende die Mail auch, falls die Buchung erst nach dem zeitlichen Auslöser eingeht ist in der Vorlage angehakt. Hake es bei jeder Nachricht an, die ein Gast auf jeden Fall bekommen soll.

Du hast eine neue Vorlage erstellt, aber bestehende Buchungen haben sie nicht bekommen

Smoobu plant nur nach vorne. Eine Buchung, deren Auslöser-Zeitpunkt beim Speichern der Vorlage schon verstrichen war, bekommt sie nicht; künftige Buchungen lösen normal aus. Hakst du Sende die Mail auch, falls die Buchung erst nach dem zeitlichen Auslöser eingeht an, geht die Nachricht trotzdem raus.

Deine Vorlage erscheint nicht im Dropdown Vorlage der Buchung

Dort erscheinen nur Vorlagen, die du gespeichert hast. Die fertigen Starttexte sind nicht vorinstalliert, bei einem frischen Konto zeigt das Dropdown deshalb nur Leere Post. Erstelle und speichere die Vorlage zuerst unter Gästeerlebnis > Kommunikation, dann taucht sie im Dropdown auf.

Die Rechnung wurde nicht angehängt

Rechnung anfügen klappt nur, wenn die Rechnung der Buchung vorab erstellt wurde und deine Absenderadresse @host.smoobu.com eingerichtet ist. Ohne die Absenderadresse geht die E-Mail ohne Rechnung raus. Siehe Wie sende ich Nachrichten von meiner eigenen E-Mail-Adresse?.

Ein Türcode oder Check-in-Link kam leer an

Platzhalter für Türcodes sind zur Buchungszeit oft noch leer, weil der Schlosspartner den Code noch nicht erzeugt hat; schickst du die Nachricht näher an der Anreise, löst sich das meist. Siehe Türcodes erscheinen nicht in deinen Nachrichten. Fehlt der Online-Check-in-Link in deinen Nachrichten, siehe Der Check-in-Link fehlt in deinen Nachrichten.

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Kommst du nicht weiter?

Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:

• Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
• Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
• Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
• Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
• Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
• Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.