¿Cómo creo un contrato de alquiler para mis huéspedes?

Smoobu no incluye ninguna función de contratos ni de firma electrónica, así que un contrato de alquiler o de arrendamiento no se puede crear ni firmar dentro de Smoobu. Aun así, puedes conseguir que se firmen con un rodeo: crea el contrato como formulario online en una herramienta de formularios de terceros y deja que Smoobu envíe a cada huésped un enlace de forma automática, con sus datos de reserva ya rellenados.

Antes de empezar

Necesitas todo esto antes de montar el rodeo:

• Una cuenta en un creador de formularios. Tally es un creador de formularios gratuito y nuestra opción recomendada; Jotform es una alternativa que funciona igual. Smoobu no tiene ninguna asociación con ninguna de las dos herramientas.
• El texto de tu contrato, listo para pegar en un formulario.
• Los mensajes automáticos configurados en Smoobu, para que el enlace del formulario salga solo en cada reserva. Mira ¿Cómo configuro mensajes automáticos para mis huéspedes?.

El contrato firmado está en tu herramienta de formularios, no en Smoobu

La herramienta de formularios hace el trabajo del contrato: muestra tu contrato, recoge lo que el huésped rellena y su firma, y guarda el documento terminado. La parte de Smoobu es el envío y el rellenado previo: tu mensaje automático lleva el enlace del formulario, y los marcadores de Smoobu que van en ese enlace vuelcan los datos de reserva del huésped en el formulario. Los contratos terminados no se ven en ningún sitio de Smoobu. Para consultar, descargar o archivar un contrato firmado, abre tu herramienta de formularios.

Si lo que de verdad necesitas son los datos personales y el documento de identidad de tus huéspedes antes de la llegada, y no un contrato firmado, el propio check-in online de Smoobu los recoge sin ninguna herramienta de terceros. Mira ¿Cómo configuro el check-in online para mis huéspedes?.

Pasos

1. Crea una cuenta en tu herramienta de formularios, por ejemplo Tally.
2. Crea tu formulario de contrato: pega el texto de tu contrato, añade un campo por cada dato de la reserva que quieras que aparezca ya rellenado para el huésped (nombre, fechas de llegada y salida, número de adultos, precio) y el campo de firma que aporta el huésped. Si la herramienta ofrece una plantilla de contrato, puedes adaptarla en lugar de empezar con un formulario vacío.
3. Copia el enlace para compartir del formulario.
4. En Smoobu, ve a Experiencia > Comunicaciones y crea el mensaje automático que entrega el contrato, por ejemplo uno que salga justo después de la confirmación de la reserva. ¿Cómo configuro mensajes automáticos para mis huéspedes? te guía por el editor de plantillas.
5. Añade el enlace del formulario al mensaje y mete en el enlace los marcadores de Smoobu para los datos que debe recibir el formulario: [firstGuestName], [guestName], [arrivalDate], [departureDate], [adults], [price] y [guestPhone], además de [guestEmail] si tu formulario lo pide. Al enviar el mensaje, Smoobu sustituye cada marcador por los datos reales de la reserva, y esos campos llegan ya rellenados en el formulario.
6. Marca Enviar automáticamente, elige cuándo sale el mensaje y haz clic en Guardar.

Comprueba que funcionó

Registra una reserva de prueba con tu propia dirección de correo como huésped y espera al mensaje. El enlace del formulario en el correo abre tu contrato con los datos de la reserva de prueba ya rellenados. Firma el formulario de prueba y abre luego tu herramienta de formularios: el contrato terminado está ahí guardado, no en Smoobu.

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¿Sigues bloqueado?

Si estos pasos no lo han solucionado, contacta con el equipo de Smoobu: abre el menú Ayuda para abrir un ticket o reservar una franja de llamada, o usa la burbuja de chat de la esquina inferior derecha. Para obtener la respuesta más rápida, incluye:

• Tu Smoobu User ID (en el menú del icono de perfil, arriba a la derecha).
• El nombre o ID del alojamiento, si es sobre un alojamiento concreto.
• El Booking ID, si es sobre una reserva concreta (Reservas, luego Ver más).
• El nombre del portal, si es sobre sincronización de portal (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
• Un breve paso a paso: qué hiciste, qué esperabas y qué pasó.
• Capturas de pantalla o una breve grabación de pantalla del problema.
• Tu navegador y sistema operativo, si algo se ve mal en pantalla.