¿Cómo funciona la mensajería con los huéspedes en Smoobu?

Smoobu reúne las conversaciones con tus huéspedes de todos tus portales conectados en una sola bandeja de entrada, y puede escribir a los huéspedes por ti de forma automática, en los momentos que tú elijas. Ese trabajo se reparte entre dos páginas de la barra lateral izquierda, con nombres fáciles de confundir: Mensajes y Comunicaciones.

Mensajes es la bandeja de entrada; en Comunicaciones creas las plantillas

En Mensajes ocurren las conversaciones: lees lo que escriben los huéspedes y respondes. En Comunicaciones (en el menú Experiencia) configuras lo que Smoobu envía por ti: tus plantillas de mensajes, cuándo salen y tu dirección de remitente. En Comunicaciones nunca ves los mensajes entrantes, y en Mensajes no escribes plantillas. Cuando Mensajes no tiene nada que mostrar, te remite al otro lado: con una tarjeta Automatiza tus mensajes cuyo enlace Gestionar plantillas abre Comunicaciones.

Las respuestas vuelven por tu dirección @host.smoobu.com

En Comunicaciones creas una dirección de remitente que termina en @host.smoobu.com. Cada correo que Smoobu envía a un huésped sale desde esa dirección, y cuando el huésped responde, la respuesta cae en la conversación correcta dentro de Mensajes. Sin esa dirección, Smoobu envía desde la propia dirección de correo de tu cuenta, y las respuestas van a tu bandeja personal: nunca aparecen en Smoobu. Configurar la dirección lleva un minuto; mira ¿Cómo envío mensajes desde mi propia dirección de correo?.

Dónde están tus conversaciones

Mensajes muestra una conversación por huésped, normalmente ligada a una reserva. Cada entrada de la lista lleva el nombre del huésped, un pequeño distintivo del portal que indica de dónde vino la reserva, la propiedad y la fecha de llegada. Arriba, un filtro de fechas muestra los últimos 30 días por defecto, así que las conversaciones antiguas no han desaparecido, solo están filtradas: amplía el rango de fechas para verlas. El botón Filtros acota la lista por estado leído o no leído, por portal y por las etiquetas de tus propiedades.

Al abrir una conversación ves los mensajes como burbujas de chat, con un resumen de la reserva encima: llegada, salida, propiedad y estado de la reserva, además de un acceso directo para abrir o editar la reserva. El cuadro de respuesta de abajo envía tu contestación; también te deja añadir un adjunto, poner a alguien en CC o CCO y empezar desde cualquier plantilla que hayas guardado en Comunicaciones en lugar de un mensaje en blanco. La página de detalles de cada reserva conserva los mensajes que has enviado para esa reserva y tiene su propio cuadro Responder al huésped, así que también puedes escribir a un huésped directamente desde la reserva.

Las conversaciones con huéspedes de Booking.com y Airbnb viajan por la conexión directa de Smoobu con esos portales, así que aparecen aquí sin ningún correo de por medio. Las respuestas de los huéspedes que reservaron directamente o por tu web llegan como correo a través de tu dirección @host.smoobu.com. Cada portal tiene sus propias reglas sobre adjuntos, enlaces y formato; mira ¿Cómo funcionan los mensajes con Airbnb y Booking.com?.

Cuándo salen los mensajes automáticos

Cada mensaje automático es una plantilla con un desencadenante. Smoobu dispara las plantillas en cinco eventos: Booking notification (llega una nueva reserva), Arrival, Departure, Booking cancellation y Online check-in completion. Salvo la notificación de reserva, los mensajes se pueden adelantar o atrasar hasta 10 días respecto a su evento y reciben una hora del día para salir. Un mensaje de notificación de reserva no tiene ajuste de hora: sale en cuanto llega la reserva.

Una casilla importa más que las demás: Enviar mensaje aunque no se cumpla la antelación configurada. Cubre las reservas de última hora. Imagina que tus instrucciones de entrada están puestas para salir 4 días antes de la llegada, y un huésped reserva 1 día antes: el momento de envío ya queda en el pasado. Con la casilla marcada, Smoobu envía el mensaje enseguida, en cuanto llega la reserva. Sin ella, ese envío se salta. En las reservas hechas el mismo día de la llegada, un mensaje puede salir aún en un momento inesperado o no salir; si un huésped que llega ese mismo día espera los datos de entrada, envíaselos a mano desde la reserva.

Preguntas frecuentes

¿Los mensajes automáticos van a la dirección de correo privada del huésped?

En los huéspedes que reservaron por un portal, no. Smoobu envía el mensaje a la dirección de mensajería propia del portal para esa reserva, y el portal se lo entrega al huésped dentro de su cuenta de Booking.com o Airbnb. Cambiar la dirección de correo en los datos de contacto del huésped no cambia la ruta de los mensajes automáticos en las reservas de portal.

En las reservas directas y de la web, los mensajes van a la dirección de correo de la reserva. Para llegar a un huésped de portal en una dirección de correo privada, escríbele desde tu propio programa de correo.

Un huésped respondió, pero no encuentro la respuesta en Smoobu

Primero comprueba si tu dirección de remitente @host.smoobu.com está configurada; sin ella, las respuestas van a tu bandeja personal en lugar de a Smoobu (¿Cómo envío mensajes desde mi propia dirección de correo?). Comprueba también el filtro de fechas en Mensajes: muestra los últimos 30 días por defecto. Para otras causas, mira Los mensajes de los huéspedes no llegan a Smoobu.

¿Sigues bloqueado?

Si esto no ha respondido a tu pregunta, el equipo de Smoobu estará encantado de ayudarte. En Smoobu, abre el menú Ayuda para abrir un ticket o reservar una franja de llamada, o usa la burbuja de chat de la esquina inferior derecha para una pregunta rápida en horario de oficina.

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