¿Cómo configuro mensajes automáticos para mis huéspedes?

Una confirmación nada más reservar, los datos de check-in unos días antes de la llegada, una petición de reseña tras la salida: esos correos a tus huéspedes los hace Smoobu por ti. Escribes una plantilla de mensaje una vez y eliges cuándo debe salir; a partir de ahí, Smoobu la envía en cada reserva que encaje.

Antes de empezar

Ten esto listo antes de crear tu primera plantilla:

Tu dirección de remitente @host.smoobu.com está configurada, para que las respuestas de tus huéspedes lleguen a Smoobu y se puedan adjuntar facturas. Mira ¿Cómo envío mensajes desde mi propia dirección de correo?.

Crea un mensaje automático

En Smoobu, ve a Experiencia > Comunicaciones.
En Mis plantillas, haz clic en Crear.
Se abre una ventana Completa el contenido de tu plantilla. Elige una plantilla ya hecha y haz clic en Usar la plantilla seleccionada, o cierra la ventana para escribir la tuya desde cero.
Escribe un Asunto. Será la línea de asunto del correo que recibe tu huésped.
Redacta el texto del mensaje. Con los marcadores de la lista del editor incluyes datos de la reserva que se rellenan solos en cada huésped, por ejemplo [firstGuestName], [apartment], [arrivalDate] y [onlineCheckInLink].
En Propiedades y Portales, elige si la plantilla aplica a todas tus propiedades y portales o solo a algunos.
Elige el Destinatario: Huésped es la opción por defecto; Email a mí mismo te la envía a ti; Destinatario individual la envía a cualquier dirección que escribas, por ejemplo la de tu limpiadora. Con Cc/Bcc recibes una copia de cada mensaje en una dirección adicional.
Marca Enviar automáticamente. Aparecen tres campos de tiempo: Cuándo quieres enviar este email (de 10 días antes a 10 días después del evento), Evento (Notificación de reserva, Llegada, Salida, Cancelación de reserva u Check in online completado) y Hora, la hora del día a la que enviar. Con el evento Notificación de reserva, el selector de hora aparece en gris: ese mensaje sale en cuanto entra la reserva.
Para los eventos Llegada, Salida y Check in online completado aparece bajo los campos de tiempo la opción Enviar mensaje aunque no se cumpla la antelación configurada. Márcala para que los huéspedes que reservan a última hora reciban igualmente el mensaje. No se muestra con el evento Notificación de reserva, que siempre se dispara en cuanto entra la reserva.
Haz clic en Guardar.

Comprueba que funcionó

La plantilla aparece en la tabla Mis plantillas con su evento y su hora de envío, y en el desplegable Plantilla cuando escribes a un huésped desde una reserva. Para una prueba completa, introduce una reserva con tu propia dirección de correo como huésped (Registrar una reserva directa o bloquear fechas tú mismo) y comprueba que el correo llega. Para apagar un mensaje más adelante, o para parar un solo envío en una reserva, mira ¿Cómo apago o pauso los mensajes automáticos?.

Empieza desde una plantilla ya hecha

La ventana Completa el contenido de tu plantilla ofrece textos de inicio para los mensajes más habituales: Booking Confirmation, Online Check-In, Day before arrival, One Day After Arrival, Departure info / Check-out / Review, Thank you note, Guest App Access, Discount code y Quotation for Stay, la mayoría en inglés, alemán, francés, español, italiano y portugués. Estos textos de inicio no están activos por sí solos: ninguno envía nada, y ninguno aparece en tus desplegables de plantillas, hasta que eliges uno, lo ajustas y lo guardas como plantilla propia.

Envía el mensaje en el idioma de tu huésped

Una plantilla sin etiqueta de idioma es tu versión universal: va a todos los huéspedes. Para añadir traducciones, abre la plantilla, haz clic en Agregar idioma y elige el idioma. El campo Idioma de la reserva decide qué versión recibe un huésped: si coincide con una de tus versiones de idioma, se envía esa; si no, se envía la versión sin etiqueta. Las reservas de portales suelen llegar con el idioma ya puesto desde el portal; en las reservas directas, pones tú mismo el campo Idioma al introducir o editar la reserva. Mantén la versión base sin etiqueta en el idioma local de tu propiedad y añade idiomas según los necesites.

Da formato a tus correos

El editor tiene una opción Editor HTML para mensajes con formato: encabezados, negrita y enlaces. El formato no siempre sobrevive el viaje hasta el huésped. A los huéspedes que reservaron por Airbnb o Booking.com, envíales texto plano en vez de mensajes con formato. Esos portales no muestran el formato HTML de forma fiable, así que un mensaje con formato puede llegarle al huésped viéndose mal; el texto plano es la opción más segura para ellos. Los correos con formato también pueden llegar con fuentes desiguales o con el espaciado de línea perdido, y los mensajes entregados por Booking.com pueden perder sus saltos de línea. Mantén el formato sencillo, y mira ¿Cómo funcionan los mensajes con Airbnb y Booking.com? para saber qué entrega cada portal.

Envía un recordatorio de pago por el saldo pendiente

Para recordar a los huéspedes un saldo abierto, escribe una plantilla que use el marcador [rest]: rellena el precio total menos el prepago, así el huésped ve exactamente lo que queda por pagar. Añade [stripePaymentLink] para incluir un enlace de pago por ese importe; cómo funciona el enlace se explica en Enviar un enlace de pago o cobrar el saldo restante. Marca Recordatorio de cobro para señalar la plantilla como recordatorio de pago. Smoobu la envía entonces solo cuando la reserva aún tiene un saldo sin pagar a la hora de envío prevista; si ya está todo pagado, ese huésped se salta en silencio y no sale ningún recordatorio. Si además marcas Adjuntar factura, se adjunta la factura de la reserva, siempre que la factura ya exista y tu dirección de remitente @host.smoobu.com esté configurada.

Problemas frecuentes

Un huésped de última hora no recibió tu mensaje

Si la reserva entró después de que ya hubiera pasado el momento de envío del mensaje (un mensaje de «3 días antes de la llegada», reservado 1 día antes de la llegada), Smoobu se salta el envío a menos que Enviar mensaje aunque no se cumpla la antelación configurada esté marcado en la plantilla. Márcalo en cada mensaje que un huésped tenga que recibir siempre.

Creaste una plantilla nueva, pero las reservas ya existentes no la recibieron

Smoobu solo programa hacia delante. Una reserva cuyo momento de disparo ya había pasado cuando guardaste la plantilla no la recibe; las reservas futuras se disparan con normalidad. Si marcas Enviar mensaje aunque no se cumpla la antelación configurada, el mensaje sale igualmente.

Tu plantilla no aparece en el desplegable Plantilla de la reserva

Ahí solo aparecen las plantillas que has guardado. Los textos de inicio ya hechos no vienen preinstalados, así que en una cuenta nueva el desplegable muestra solo Empty Mail. Crea y guarda la plantilla primero en Experiencia > Comunicaciones, y entonces aparece en el desplegable.

La factura no se adjuntó

Adjuntar factura solo funciona cuando la factura de la reserva se creó de antemano y tu dirección de remitente @host.smoobu.com está configurada. Sin la dirección de remitente, el correo sale sin la factura. Mira ¿Cómo envío mensajes desde mi propia dirección de correo?.

Un código de puerta o un enlace de check-in llegó vacío

Los marcadores de códigos de puerta suelen estar aún vacíos a la hora de la reserva, porque el socio de la cerradura todavía no ha generado el código; enviar el mensaje más cerca de la llegada suele arreglarlo. Mira Los códigos de puerta no aparecen en tus mensajes. Si lo que falta en tus mensajes es el enlace de check-in online, mira Falta el enlace de check-in en tus mensajes.

¿Sigues bloqueado?

Si estos pasos no lo han solucionado, contacta con el equipo de Smoobu: abre el menú Ayuda para abrir un ticket o reservar una franja de llamada, o usa la burbuja de chat de la esquina inferior derecha. Para obtener la respuesta más rápida, incluye:

Tu Smoobu User ID (en el menú del icono de perfil, arriba a la derecha).
El nombre o ID del alojamiento, si es sobre un alojamiento concreto.
El Booking ID, si es sobre una reserva concreta (Reservas, luego Ver más).
El nombre del portal, si es sobre sincronización de portal (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
Un breve paso a paso: qué hiciste, qué esperabas y qué pasó.
Capturas de pantalla o una breve grabación de pantalla del problema.
Tu navegador y sistema operativo, si algo se ve mal en pantalla.

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