Comment créer un contrat de location pour mes invités ?

Smoobu n'inclut pas de fonction de contrat ni de signature électronique intégrée : un contrat de location ou de bail ne peut donc pas être créé ni signé dans Smoobu même. Vous pouvez tout de même faire signer des contrats grâce à une solution de contournement : créez le contrat sous forme de formulaire en ligne dans un outil de formulaires tiers, puis laissez Smoobu envoyer automatiquement un lien à chaque invité, avec ses détails de réservation déjà renseignés.

Avant de commencer

Voici tout ce qu'il vous faut avant de mettre en place cette solution :

Un compte chez un créateur de formulaires. Tally est un créateur de formulaires gratuit et notre option recommandée ; Jotform est une alternative qui fonctionne de la même façon. Smoobu n'a de partenariat avec aucun de ces deux outils.
Le texte de votre contrat, prêt à être collé dans un formulaire.
Des messages automatisés configurés dans Smoobu, pour que le lien du formulaire parte de lui-même pour chaque réservation. Voir Comment configurer des messages automatiques pour vos invités ?.

Le contrat signé se trouve dans votre outil de formulaires, pas dans Smoobu

L'outil de formulaires fait le travail du contrat : il affiche votre contrat, recueille les saisies et la signature de l'invité, et stocke le document rempli. Le rôle de Smoobu, c'est l'envoi et le pré-remplissage : votre message automatisé porte le lien du formulaire, et les variables Smoobu dans ce lien renseignent les détails de réservation de l'invité dans le formulaire. Les contrats remplis ne sont visibles nulle part dans Smoobu. Pour consulter, télécharger ou archiver un contrat signé, ouvrez votre outil de formulaires.

Si ce qu'il vous faut, ce sont en réalité les informations personnelles et la pièce d'identité de vos invités avant l'arrivée plutôt qu'un contrat signé, l'enregistrement en ligne de Smoobu recueille tout cela sans aucun outil tiers. Voir Comment configurer l'enregistrement en ligne pour vos invités ?.

Étapes

Créez un compte chez votre outil de formulaires, par exemple Tally.
Créez votre formulaire de contrat : collez-y le texte de votre contrat, ajoutez un champ de formulaire pour chaque détail de réservation à renseigner pour l'invité (nom, dates d'arrivée et de départ, nombre d'adultes, prix) et le champ de signature que l'invité remplit. Si l'outil propose un modèle de contrat, vous pouvez l'adapter au lieu de partir d'un formulaire vide.
Copiez le lien de partage du formulaire.
Dans Smoobu, allez dans Expérience > Communication et créez le message automatisé qui envoie le contrat, par exemple un message qui part juste après la confirmation de réservation. Comment configurer des messages automatiques pour vos invités ? vous guide dans l'éditeur de modèles.
Ajoutez le lien du formulaire au message et placez des variables Smoobu dans le lien pour les détails que le formulaire doit recevoir : [firstGuestName], [guestName], [arrivalDate], [departureDate], [adults], [price] et [guestPhone], ainsi que [guestEmail] si votre formulaire le demande. À l'envoi du message, Smoobu remplace chaque variable par les vrais détails de la réservation, et ces champs arrivent pré-remplis dans le formulaire.
Cochez Send automatically?, choisissez quand le message part et cliquez sur Sauvegarder.

Vérifier que cela a fonctionné

Saisissez une réservation de test avec votre propre adresse e-mail comme invité et attendez le message. Le lien du formulaire dans l'e-mail ouvre votre contrat avec les détails de la réservation de test déjà renseignés. Signez le formulaire de test, puis ouvrez votre outil de formulaires : le contrat rempli y est stocké, pas dans Smoobu.

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Toujours bloqué ?

Si ces étapes n'ont pas réglé le problème, contactez l'équipe Smoobu : ouvrez le menu Aide pour ouvrir un ticket ou réserver un créneau d'appel, ou utilisez la bulle de chat en bas à droite. Pour obtenir la réponse la plus rapide, indiquez :

Votre Smoobu User ID (dans le menu de l'icône de profil, en haut à droite).
Le nom ou l'ID du logement, s'il s'agit d'un logement précis.
Le Booking ID, s'il s'agit d'une réservation précise (Réservations, puis Afficher plus).
Le nom du portail, s'il s'agit de synchronisation de portail (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
Un bref pas à pas : ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé.
Des captures d'écran ou une courte capture vidéo du problème.
Votre navigateur et votre système d'exploitation, si quelque chose s'affiche mal à l'écran.

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