Comment obtenir le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail de mon invité ?

Les coordonnées de l'invité que reçoit Smoobu dépendent du portail d'où vient la réservation. Certains portails transmettent sa vraie adresse e-mail, d'autres seulement un alias de messagerie, et Booking.com n'envoie plus aucun numéro de téléphone. Il vous manque une information ? Nous vous conseillons de la demander à l'invité dans le formulaire d'enregistrement en ligne.

Ce que transmet chaque portail

Booking.com : depuis le 28 septembre 2026, Booking.com ne transmet plus les numéros de téléphone des invités aux channel managers tels que Smoobu. Tout le reste arrive comme avant, notamment le nom de l'invité, les dates, le prix et le statut. Les numéros que Smoobu a reçus avant cette date restent enregistrés dans leurs réservations.
Airbnb et les autres portails connectés par API : selon le portail, chaque réservation arrive avec un alias de messagerie ou avec la véritable adresse e-mail de l'invité. Vous n'avez rien à ajouter.
Portails connectés par iCal : aucune adresse e-mail d'invité n'est importée. Vous l'ajoutez vous-même à la réservation, et les messages partent ensuite à cette adresse.
Réservations directes et réservations via votre site web : l'invité vous donne lui-même ses coordonnées au moment de réserver.

Demander à l'invité via l'enregistrement en ligne

L'adresse e-mail fait partie des champs standard du formulaire. Le numéro de téléphone, non : vous l'ajoutez donc sous forme de champ personnalisé.

Allez dans Expérience > Check-in en ligne et basculez l'option en haut sur Activé.
Dans la section Client principal, cochez le champ e-mail pour que le formulaire le demande. Cochez aussi les autres champs que vous voulez recueillir, et décidez pour chacun s'il est obligatoire ou facultatif.
Cliquez sur Ajouter un champ personnalisé. Donnez-lui un Label que votre invité comprendra, par exemple Numéro de téléphone, ajoutez un Placeholder qui montre le format souhaité, et réglez-le sur Required ou Optional. Smoobu ne vérifie pas ce que l'invité saisit dans ce champ : c'est ce texte d'exemple qui vous permet d'obtenir un numéro dans un format exploitable.
Enregistrez, puis insérez la balise [onlineCheckInLink] dans l'un de vos modèles de message sous Expérience > Communication pour que le lien parvienne à l'invité. Comment configurer l'enregistrement en ligne pour vos invités ? présente le formulaire en entier.

Où arrivent les réponses, et celle qui n'arrive pas

Dès que l'invité envoie le formulaire, son nom, son adresse e-mail, sa langue et son adresse postale sont mis à jour sur la réservation elle-même.

Un numéro de téléphone recueilli dans un champ personnalisé, en revanche, ne remplit pas le champ téléphone de la réservation. Les champs personnalisés sont enregistrés avec le dossier d'enregistrement, sans être fusionnés dans la réservation : celle-ci reste donc sans numéro de téléphone. La réponse se trouve dans la section Online check-in details de la carte de l'invité, sur la réservation, ainsi que dans les exports TXT et PDF accessibles via Modifier. Le numéro n'arrive pas non plus dans la fiche de l'invité sous Contacts : un numéro recueilli de cette façon n'y figure que si vous le saisissez vous-même sur la réservation. Pour avoir le numéro sur la réservation et dans le contact, recopiez-le à la main comme décrit plus bas.

Écrire à votre invité dès que le formulaire arrive

Le déclencheur Formulaire d'enregistrement en ligne complété, dans Expérience > Communication, se déclenche la première fois que l'invité principal envoie le formulaire. Vous pouvez ainsi envoyer un message de bienvenue, un code de porte ou des instructions d'arrivée au bon moment, sans deviner quand les informations seront là.

Ajouter vous-même un numéro ou une adresse

Ouvrez la réservation, cliquez sur Modifier et remplissez le champ du numéro de téléphone ou de l'adresse e-mail. Ce que vous saisissez vous-même reste enregistré, même si le portail met à jour cette réservation par la suite.

Le retrouver sur le portail

Pour une réservation Booking.com, le numéro de téléphone de l'invité reste visible dans le Booking.com Extranet et dans l'application Pulse : il suffit d'y ouvrir la réservation. Vous pouvez aussi joindre l'invité via la messagerie de Booking.com, ou lui écrire à l'adresse e-mail masquée que Booking.com lui attribue.

Problèmes fréquents

Un message ne part pas parce que la réservation n'a pas d'adresse e-mail

Certains envois exigent une vraie adresse e-mail sur la réservation, par exemple les pièces jointes PDF destinées aux invités Booking.com. Ils restent bloqués tant que vous n'en avez pas ajouté une. Ajoutez l'adresse à la réservation, ou demandez-la via l'enregistrement en ligne. Comment fonctionne la communication avec les invités dans Smoobu ? explique ce que transmet chaque portail.

Le numéro d'un invité qui revient a disparu de sa nouvelle réservation

Le contact garde le numéro de téléphone que vous aviez déjà, mais la nouvelle réservation arrive sans. Consultez la fiche du contact plutôt que la réservation ; voir Comment gérer les contacts de vos invités ?.

Toujours bloqué ?

Si ces étapes n'ont pas réglé le problème, contactez l'équipe Smoobu : ouvrez le menu Aide pour ouvrir un ticket ou réserver un créneau d'appel, ou utilisez la bulle de chat en bas à droite. Pour obtenir la réponse la plus rapide, indiquez :

Votre Smoobu User ID (dans le menu de l'icône de profil, en haut à droite).
Le nom ou l'ID du logement, s'il s'agit d'un logement précis.
Le Booking ID, s'il s'agit d'une réservation précise (Réservations, puis Afficher plus).
Le nom du portail, s'il s'agit de synchronisation de portail (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
Un bref pas à pas : ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé.
Des captures d'écran ou une courte capture vidéo du problème.
Votre navigateur et votre système d'exploitation, si quelque chose s'affiche mal à l'écran.

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