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Comment créer un Meldeschein pour une réservation ?

  • Mise à jour

Dès qu'un partenaire de déclaration est connecté, chaque réservation affiche sur sa page de détail un bouton qui ouvre un formulaire de déclaration. Vous le remplissez une fois par réservation, et le partenaire le transmet au bureau de déclaration compétent.

Attention au nom du bouton : il change selon le partenaire connecté. Avec AVS, cherchez Formulaire d'inscription mise-à-jour. Avec Feratel MeldeClient, cherchez Mettre à jour le formulaire d'inscription. Si vous avez connecté les deux, les deux boutons apparaissent sur chaque réservation : vérifiez donc le nom avant de cliquer.

Avant de commencer

Il vous faut un partenaire de déclaration connecté. C'est une configuration à faire une seule fois :

Les deux couvrent l'Allemagne : un hôte allemand peut donc utiliser l'un ou l'autre. Le choix dépend du partenaire avec lequel travaille votre office local, alors renseignez-vous auprès de lui avant d'en configurer un.

Si aucun bouton n'apparaît sur vos réservations, c'est que le partenaire n'est pas encore connecté, ou qu'il ne l'est pas pour cette propriété. Les deux articles de connexion expliquent comment faire.

Avec AVS

Ouvrez la réservation à déclarer et cliquez sur Formulaire d'inscription mise-à-jour sur sa page de détail.

Le bouton Formulaire d'inscription mise-à-jour sur le détail d'une réservation

Un formulaire s'ouvre, en général déjà rempli avec ce que vous savez de l'invité. Pour l'invité principal, ces champs doivent être renseignés :

  • Prénom et nom
  • Code postal, ville et pays
  • Nationalité
  • Date de naissance

Les autres champs peuvent rester vides. S'il manque quelque chose, saisissez-le à la main, puis cliquez sur Sauvegarder.

Le formulaire d'inscription et ses champs voyageur

AVS produit ensuite le Meldeschein sous forme de PDF. Téléchargez-le depuis Smoobu pour l'imprimer et le faire signer par votre invité, ou pour l'envoyer par e-mail.

Le formulaire rempli, avec les boutons Sauvegarder, Annuler et Download

La date de naissance ne sert pas qu'au formulaire : votre commune s'en sert pour calculer la Kurtaxe, tarif réduit ou exonération pour les enfants compris. Le calcul et la transmission à AVS se font tout seuls une fois le Meldeschein créé : vous n'avez donc plus rien à envoyer.

Avec Feratel MeldeClient

Ouvrez le détail de la réservation et cliquez sur Mettre à jour le formulaire d'inscription. Le formulaire de déclaration s'ouvre, prérempli avec les données de l'invité : nom, adresse, nationalité, pièce d'identité, date de naissance, arrivée et départ prévu. Les champs proviennent de l'enregistrement en ligne de l'invité, s'il l'a rempli ; sinon, ils restent vides et vous les complétez à la main. Cliquez sur Soumettre, et le formulaire est transmis à Feratel, puis, via Feratel, au bureau de déclaration compétent.

Pour modifier une date de départ ou finaliser une déclaration après l'envoi, tout se passe du côté de Feratel, dans le webclient de votre office de tourisme local, pas dans Smoobu. Smoobu ne transmet pas ces modifications ultérieures à Feratel.

Une chose n'est pas reprise : la signature que l'invité appose sur le formulaire d'enregistrement en ligne de Smoobu n'est pas transférée à la déclaration Feratel. Pour respecter l'obligation de signature de Feratel, imprimez la déclaration et faites signer sur papier à l'arrivée, ou utilisez le parcours de signature propre à Feratel si votre office de tourisme l'a activé.

D'où viennent les données

Si un invité remplit l'enregistrement en ligne de Smoobu avant son arrivée, ses données arrivent directement dans le formulaire de déclaration : la plupart des champs sont donc déjà remplis quand vous l'ouvrez. La configuration est décrite dans Comment configurer l'enregistrement en ligne pour vos invités ?. L'enregistrement en ligne ne fait que collecter les données ; c'est le formulaire de déclaration qui les transmet.

Vérifier que tout a fonctionné

  • Ouvrez une réservation et vérifiez que le bouton apparaît sur sa page de détail.
  • Cliquez dessus et vérifiez que le formulaire s'ouvre avec les données de la réservation déjà en place.
  • Renseignez les champs de l'invité principal, puis enregistrez ou envoyez le formulaire.
  • Avec AVS, vérifiez que le PDF du Meldeschein est téléchargeable depuis la réservation. Avec Feratel, vérifiez que la déclaration apparaît dans votre webclient Feratel.

Problèmes fréquents

Aucun bouton n'apparaît sur mes réservations

Le partenaire n'est pas connecté, ou ne l'est pas pour cette propriété. Avec AVS, vérifiez que votre Firma (l'identifiant de votre entreprise chez AVS, toujours un nombre) est bien enregistrée et que la propriété a bien son ID de gestion du spa et son ID de l'objet : voir Comment connecter AVS à Smoobu ?. Avec Feratel, la cause la plus fréquente est un pays manquant sur la propriété : voir Comment connecter Feratel MeldeClient à Smoobu ?.

Certains champs sont vides alors que l'invité a rempli l'enregistrement en ligne (Feratel)

Quelques champs, souvent le code postal, le pays et la nationalité, arrivent parfois vides dans le formulaire Feratel. Complétez les champs manquants avant de l'envoyer. Si cela se répète sur de nombreuses réservations, contactez le support Smoobu : il peut s'agir d'un écart de correspondance des champs entre l'enregistrement en ligne et Feratel. Si vous observez la même chose avec AVS, contactez le support.

Tous mes invités signalent la même erreur en ouvrant leur lien d'enregistrement en ligne

Le cas s'observe sur des comptes ayant un partenaire de déclaration connecté : il a donc sa place ici. Si tous les invités rencontrent la même erreur, et pas un seul d'entre eux, le problème ne vient pas du lien et il n'y a rien à corriger sur la réservation. Contactez le support Smoobu avec les informations de votre compte.

Ma région utilise un formulaire qui ne correspond pas (Feratel)

Certaines régions d'Autriche et d'Allemagne ont leur propre Meldeschein avec des champs supplémentaires. Feratel retient en général la correspondance la plus proche, et tout champ qu'il ne peut pas remplir, vous le complétez à chaque fois dans le formulaire. Contactez votre office de tourisme si certains champs restent durablement impossibles à remplir.

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Toujours bloqué ?

Si ces étapes n'ont pas réglé le problème, contactez l'équipe Smoobu : ouvrez le menu Aide pour ouvrir un ticket ou réserver un créneau d'appel, ou utilisez la bulle de chat en bas à droite. Pour obtenir la réponse la plus rapide, indiquez :

  • Votre Smoobu User ID (dans le menu de l'icône de profil, en haut à droite).
  • Le nom ou l'ID du logement, s'il s'agit d'un logement précis.
  • Le Booking ID, s'il s'agit d'une réservation précise (Réservations, puis Afficher plus).
  • Le nom du portail, s'il s'agit de synchronisation de portail (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
  • Un bref pas à pas : ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé.
  • Des captures d'écran ou une courte capture vidéo du problème.
  • Votre navigateur et votre système d'exploitation, si quelque chose s'affiche mal à l'écran.

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