Come funziona la comunicazione con gli ospiti in Smoobu?

Smoobu raccoglie le conversazioni con i tuoi ospiti dai portali collegati in un'unica casella e può scrivere agli ospiti al posto tuo, in automatico, nei momenti che scegli. Due pagine nella barra laterale sinistra si dividono questo lavoro, e i loro nomi si confondono facilmente: Messaggi e Comunicazione.

Messaggi è la casella, Comunicazione è dove costruisci i modelli

In Messaggi avvengono le conversazioni: leggi ciò che gli ospiti hanno scritto e rispondi. In Comunicazione (nel menu Accoglienza) configuri ciò che Smoobu invia per te: i tuoi modelli di messaggio, i loro tempi e il tuo indirizzo mittente. In Comunicazione non vedi mai i messaggi in entrata, e i modelli non li scrivi in Messaggi. Quando Messaggi non ha nulla da mostrare, ti rimanda dall'altra parte con una scheda per automatizzare i messaggi, il cui link Gestisci modelli apre Comunicazione.

Le risposte tornano tramite il tuo indirizzo @host.smoobu.com

In Comunicazione crei un indirizzo mittente che finisce in @host.smoobu.com. Ogni e-mail che Smoobu manda a un ospite esce da quell'indirizzo, e quando l'ospite risponde, la risposta arriva nella conversazione giusta in Messaggi. Senza quell'indirizzo, Smoobu invia dall'indirizzo e-mail del tuo account, e le risposte vanno nella tua casella personale: in Smoobu non compaiono mai. Impostare l'indirizzo richiede un minuto; vedi Come invio messaggi dal mio indirizzo e-mail?.

Dove stanno le tue conversazioni

Messaggi mostra una conversazione per ospite, di solito legata a una prenotazione. Ogni voce nella lista porta il nome dell'ospite, un piccolo simbolo del portale che indica da dove è arrivata la prenotazione, l'alloggio e la data di arrivo. Un filtro per data in alto mostra di default gli ultimi 30 giorni, quindi le conversazioni più vecchie non sono sparite, solo filtrate: allarga l'intervallo di date per vederle. Il pulsante Filtri restringe la lista per stato letto o non letto, per portale e per le etichette dei tuoi alloggi.

Apri una conversazione e vedi i messaggi come fumetti di chat, con un riepilogo della prenotazione sopra: arrivo, partenza, alloggio e stato della prenotazione, più una scorciatoia per aprire o modificare la prenotazione. Il campo di risposta in basso invia la tua risposta; ti lascia anche aggiungere un allegato, mettere qualcuno in CC o BCC e partire da un modello che hai salvato in Comunicazione invece che da un messaggio vuoto. La pagina di dettaglio di ogni prenotazione conserva i messaggi che hai inviato per quella prenotazione e ha un proprio campo Rispondi all'ospite, così puoi scrivere a un ospite anche direttamente dalla prenotazione.

Le conversazioni con gli ospiti di Booking.com e Airbnb passano dal collegamento diretto di Smoobu con quei portali, quindi compaiono qui senza alcuna e-mail di mezzo. Le risposte degli ospiti che hanno prenotato in diretta o tramite il tuo sito arrivano come e-mail attraverso il tuo indirizzo @host.smoobu.com. Ogni portale ha regole proprie su allegati, link e formattazione; vedi Come funzionano i messaggi con Airbnb e Booking.com?.

Quando partono i messaggi automatici

Ogni messaggio automatico è un modello con un'attivazione. Smoobu fa partire i modelli in base a cinque eventi: Booking notification (arriva una nuova prenotazione), Arrival, Departure, Booking cancellation e Online check-in completion. Tranne le notifiche di prenotazione, i messaggi si possono spostare fino a 10 giorni prima o dopo il loro evento e ottengono un'ora del giorno in cui partire. Un messaggio di notifica di prenotazione non ha un'impostazione dell'ora: parte non appena arriva la prenotazione.

Una casella conta più delle altre: Invia email se la prenotazione arriva troppo tardi. Copre le prenotazioni last minute. Supponi che le tue istruzioni di check-in debbano partire 4 giorni prima dell'arrivo, e un ospite prenoti 1 giorno prima: il momento di invio è già nel passato. Con la casella spuntata, Smoobu manda il messaggio subito, appena arriva la prenotazione. Senza, quell'invio viene saltato. Per le prenotazioni fatte il giorno stesso dell'arrivo, un messaggio può comunque partire a un momento inatteso o non partire affatto; se un ospite in arrivo lo stesso giorno aspetta i dettagli dell'arrivo, mandaglieli a mano dalla prenotazione.

Domande frequenti

I messaggi automatici vanno all'indirizzo e-mail privato dell'ospite?

Per gli ospiti che hanno prenotato su un portale, no. Smoobu manda il messaggio all'indirizzo di messaggi del portale stesso per quella prenotazione, e il portale lo recapita all'ospite dentro il suo account Booking.com o Airbnb. Cambiare l'indirizzo e-mail nei contatti dell'ospite non reindirizza i messaggi automatici per le prenotazioni da portale.

Per le prenotazioni dirette e dal sito, i messaggi vanno all'indirizzo e-mail sulla prenotazione. Per raggiungere un ospite di un portale a un indirizzo e-mail privato, scrivigli dal tuo programma di posta.

Un ospite ha risposto, ma non trovo la risposta in Smoobu

Controlla prima se il tuo indirizzo mittente @host.smoobu.com è impostato; senza, le risposte vanno nella tua casella personale invece che in Smoobu (Come invio messaggi dal mio indirizzo e-mail?). Controlla anche il filtro per data in Messaggi: mostra di default gli ultimi 30 giorni. Per altre cause, vedi I messaggi degli ospiti non arrivano in Smoobu.

Ancora bloccato?

Se questo non ha risposto alla tua domanda, il team Smoobu è felice di aiutarti. In Smoobu, apri il menu Aiuto per aprire un ticket o prenotare uno slot per una chiamata, oppure usa la bolla della chat in basso a destra per una domanda veloce durante l'orario di lavoro.

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