Come funziona la comunicazione con gli ospiti in Smoobu?

Smoobu raccoglie le conversazioni con i tuoi ospiti dai portali collegati in un'unica casella e può scrivere agli ospiti al posto tuo, in automatico, nei momenti che scegli. Due pagine nella barra laterale sinistra si dividono questo lavoro, e i loro nomi si confondono facilmente: Messaggi e Comunicazione.

Messaggi è la casella, Comunicazione è dove costruisci i modelli

In Messaggi avvengono le conversazioni: leggi ciò che gli ospiti hanno scritto e rispondi. In Comunicazione (nel menu Accoglienza) configuri ciò che Smoobu invia per te: i tuoi modelli di messaggio, i loro tempi e il tuo indirizzo mittente. In Comunicazione non vedi mai i messaggi in entrata, e i modelli non li scrivi in Messaggi.

Le risposte tornano tramite il tuo alias @host.smoobu.com

Il tuo account ha un alias che finisce in @host.smoobu.com. Ogni e-mail che Smoobu manda a un ospite esce da quell'alias, e quando l'ospite risponde, la risposta arriva nella conversazione giusta in Messaggi. Impostarlo richiede un minuto; vedi Come invio messaggi dal mio indirizzo e-mail?.

Dove stanno le tue conversazioni

Messaggi mostra una conversazione per ospite, di solito legata a una prenotazione. Ogni voce nella lista porta il nome dell'ospite, un piccolo simbolo del portale che indica da dove è arrivata la prenotazione, l'alloggio e la data di arrivo. Un filtro per data in alto mostra di default gli ultimi 30 giorni, quindi le conversazioni più vecchie non sono sparite, solo filtrate: allarga l'intervallo di date per vederle. Il pulsante Filtri restringe la lista per stato letto o non letto, per portale e per le etichette dei tuoi alloggi.

Apri una conversazione e vedi i messaggi come fumetti di chat, con un riepilogo della prenotazione sopra: arrivo, partenza, alloggio e stato della prenotazione, più una scorciatoia per aprire o modificare la prenotazione. Il campo di risposta in basso invia la tua risposta; ti lascia anche aggiungere un allegato, mettere qualcuno in CC o BCC e partire da un modello che hai salvato in Comunicazione invece che da un messaggio vuoto. La pagina di dettaglio di ogni prenotazione conserva i messaggi che hai inviato per quella prenotazione e ha un proprio campo Rispondi all'ospite, così puoi scrivere a un ospite anche direttamente dalla prenotazione.

Le conversazioni con gli ospiti di Booking.com e Airbnb passano dal collegamento diretto di Smoobu con quei portali, quindi compaiono qui senza alcuna e-mail di mezzo. Le risposte degli ospiti che hanno prenotato in diretta o tramite il tuo sito arrivano come e-mail attraverso il tuo alias @host.smoobu.com. Ogni portale ha regole proprie su allegati, link e formattazione; vedi Come funzionano i messaggi con Airbnb e Booking.com?.

Quali portali inviano messaggi tramite Smoobu

Come arrivano in Smoobu i messaggi di un ospite dipende da come è collegato il portale:

Airbnb e Booking.com sono gli unici portali con la messaggistica attraverso il collegamento stesso: le conversazioni compaiono in Messaggi senza alcuna e-mail, e le tue risposte tornano per la stessa via.
Vrbo oggi è collegato via iCal, quindi i suoi ospiti li raggiungi via e-mail come per ogni altro portale iCal. La messaggistica attraverso il collegamento arriverà non appena il collegamento API Vrbo di Smoobu sarà attivo.
Gli altri portali collegati tramite la loro API (Expedia, Agoda, HomeToGo, Nature House e simili) ricevono i messaggi via e-mail. A seconda del portale, con ogni prenotazione viene importato in automatico un alias di messaggistica oppure il vero indirizzo e-mail dell'ospite, quindi non devi aggiungere nulla.
I portali collegati via iCal non importano nessuna e-mail dell'ospite. L'unica cosa che devi fare è aggiungere tu stesso l'indirizzo e-mail dell'ospite alla prenotazione in Smoobu; i messaggi vanno poi a quell'indirizzo.
Le richieste di prenotazione si rispondono nel portale stesso, per tutti i portali: Smoobu non le importa. Quando il collegamento API Vrbo sarà attivo, le richieste di informazioni prima della prenotazione da Vrbo verranno importate in Smoobu, ma una richiesta di informazioni non è una richiesta di prenotazione, a cui continui a rispondere su Vrbo.

Quando partono i messaggi automatici

Ogni messaggio automatico è un modello con un'attivazione. Smoobu fa partire i modelli in base a sei eventi: Prenotazione registrata (arriva una nuova prenotazione), Arrivo, Partenza, Cancellazione della prenotazione, Completamento del check-in online e Ordini (un ospite acquista qualcosa dalla tua Guida per ospiti). I messaggi di arrivo e di partenza si possono spostare fino a 10 giorni prima o dopo il loro evento e ottengono un'ora del giorno in cui partire. Gli altri quattro non si possono spostare e non hanno un'ora: partono non appena si verifica il loro evento, per esempio nel momento in cui arriva la prenotazione.

Una casella conta più delle altre: Invia email se la prenotazione arriva troppo tardi. Copre le prenotazioni last minute. Supponi che le tue istruzioni di check-in debbano partire 4 giorni prima dell'arrivo, e un ospite prenoti 1 giorno prima: il momento di invio è già nel passato. Con la casella spuntata, Smoobu manda il messaggio subito, appena arriva la prenotazione. Senza, quell'invio viene saltato. Per le prenotazioni fatte il giorno stesso dell'arrivo, un messaggio può comunque partire a un momento inatteso o non partire affatto; se un ospite in arrivo lo stesso giorno aspetta i dettagli dell'arrivo, mandaglieli a mano dalla prenotazione.

Domande frequenti

I messaggi automatici vanno all'indirizzo e-mail privato dell'ospite?

Per gli ospiti che hanno prenotato su Booking.com o Airbnb, no. Questi portali sono collegati direttamente, quindi Smoobu manda il messaggio all'indirizzo di messaggi del portale stesso per quella prenotazione, e il portale lo recapita all'ospite dentro il suo account Booking.com o Airbnb. Se aggiungi un indirizzo e-mail nei contatti di uno di questi ospiti, Smoobu manda i messaggi automatici a quell'indirizzo e smette di farli passare dal portale: lascia quindi il campo vuoto, a meno che tu non voglia proprio questo.

Per gli ospiti di un portale collegato via iCal, come Vrbo, e per le prenotazioni dirette e dal tuo sito, i messaggi vanno all'indirizzo e-mail della prenotazione. In una prenotazione iCal è l'indirizzo che aggiungi tu stesso alla prenotazione. Per scrivere a un ospite Booking.com o Airbnb a un indirizzo privato senza modificare la prenotazione, fallo dal tuo programma di posta.

Un ospite ha risposto, ma non trovo la risposta in Smoobu

Controlla prima se il tuo alias @host.smoobu.com è impostato; senza, le risposte vanno nella tua casella personale invece che in Smoobu (Come invio messaggi dal mio indirizzo e-mail?). Controlla anche il filtro per data in Messaggi: mostra di default gli ultimi 30 giorni. Per altre cause, vedi I messaggi degli ospiti non arrivano in Smoobu.

Ancora bloccato?

Se questo non ha risposto alla tua domanda, il team Smoobu è felice di aiutarti. In Smoobu, apri il menu Aiuto per aprire un ticket o prenotare uno slot per una chiamata, oppure usa la bolla della chat in basso a destra per una domanda veloce durante l'orario di lavoro.

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