Come imposto messaggi automatici per i miei ospiti?

Smoobu può scrivere ai tuoi ospiti al posto tuo: una conferma quando prenotano, i dettagli del check-in qualche giorno prima dell'arrivo, una richiesta di recensione dopo la partenza. Scrivi un modello di messaggio una volta sola, scegli quando deve partire, e Smoobu lo invia per ogni prenotazione che corrisponde.

Prima di iniziare

Prepara questo prima di creare il tuo primo modello:

• Il tuo indirizzo mittente @host.smoobu.com è configurato, così le risposte degli ospiti tornano in Smoobu e le fatture possono essere allegate. Vedi Come invio messaggi dal mio indirizzo e-mail?.

Crea un messaggio automatico

1. In Smoobu, vai su Accoglienza > Comunicazione.
2. In I miei modelli di messaggio, clicca su Crea.
3. Si apre una finestra Riempi il contenuto dal modello iniziale. Scegli un modello già pronto e clicca su Usa il modello selezionato, oppure chiudi la finestra per scrivere il tuo da zero.
4. Inserisci un Soggetto. Diventa l'oggetto dell'e-mail che riceve il tuo ospite.
5. Scrivi il testo del messaggio. Usa i segnaposto dell'elenco nell'editor per includere dati della prenotazione che si compilano da soli per ogni ospite, per esempio [firstGuestName], [apartment], [arrivalDate] e [onlineCheckInLink].
6. In Alloggi e Portali, scegli se il modello vale per tutti i tuoi alloggi e portali o solo per alcuni.
7. Scegli il Destinatario: Ospite è l'opzione predefinita; Mail to account owner's address lo manda a te; Individual Recipient lo invia a qualsiasi indirizzo che digiti, per esempio quello della tua addetta alle pulizie. Con Cc/Bcc ricevi una copia di ogni messaggio a un indirizzo aggiuntivo.
8. Spunta Send automatically?. Compaiono tre campi orari: Quando vuoi inviare questa mail? (da 10 giorni prima a 10 giorni dopo l'evento), Trigger (Prenotazione registrata, Arrivo, Partenza, Cancellazione della prenotazione o Online check-in completion) e Orario, l'ora del giorno in cui inviare. Con il Prenotazione registrata, il selettore dell'ora è disattivato: quel messaggio parte appena arriva la prenotazione.
9. Per i Trigger Arrivo, Partenza e Online check-in completion, sotto i campi orari compare l'opzione Invia email se la prenotazione arriva troppo tardi. Spuntala così gli ospiti che prenotano all'ultimo minuto ricevono comunque il messaggio. Non è mostrata per il Prenotazione registrata, che parte sempre nel momento in cui arriva la prenotazione.
10. Clicca su Salva.

Verifica che abbia funzionato

Il modello compare nella tabella I miei modelli di messaggio con il suo trigger e l'orario di invio, e nel menu a tendina Modello quando scrivi a un ospite da una prenotazione. Per una prova completa, inserisci una prenotazione con il tuo indirizzo e-mail come ospite (Inserire una prenotazione diretta o bloccare le date manualmente) e controlla che l'e-mail arrivi. Per disattivare un messaggio più avanti, o per fermare un singolo invio su una prenotazione, vedi Come disattivo o metto in pausa i messaggi automatici?.

Parti da un modello già pronto

La finestra Riempi il contenuto dal modello iniziale offre testi di partenza per i messaggi più comuni: Booking Confirmation, Online Check-In, Day before arrival, One Day After Arrival, Departure info / Check-out / Review, Thank you note, Guest App Access, Discount code e Quotation for Stay, per la maggior parte disponibili in inglese, tedesco, francese, spagnolo, italiano e portoghese. Questi testi di partenza non sono attivi da soli: nessuno invia niente, e nessuno compare nei tuoi menu a tendina dei modelli, finché non ne scegli uno, lo adatti e lo salvi come modello tuo.

Invia il messaggio nella lingua del tuo ospite

Un modello senza etichetta di lingua è la tua versione universale: va a ogni ospite. Per aggiungere traduzioni, apri il modello, clicca su Add language e scegli la lingua. Quale versione riceve un ospite lo decide il campo Lingua della prenotazione: se corrisponde a una delle tue versioni di lingua, viene inviata quella; altrimenti parte la versione senza etichetta. Le prenotazioni dai portali arrivano di solito con la lingua già compilata dal portale; per le prenotazioni dirette, imposti tu il campo Lingua quando inserisci o modifichi la prenotazione. Tieni la versione base senza etichetta nella lingua locale del tuo alloggio e aggiungi lingue man mano che ti servono.

Dai un formato alle tue e-mail

L'editor ha un'opzione HTML Editor per i messaggi formattati: titoli, grassetto e link. La formattazione non sopravvive sempre al viaggio fino all'ospite. Agli ospiti che hanno prenotato tramite Airbnb o Booking.com, invia testo semplice invece di messaggi formattati. Questi portali non mostrano la formattazione HTML in modo affidabile, quindi un messaggio formattato può arrivare all'ospite con un aspetto sbagliato; il testo semplice è la scelta più sicura per loro. Le e-mail formattate possono anche arrivare con caratteri irregolari o con la spaziatura tra le righe persa, e i messaggi consegnati tramite Booking.com possono perdere le interruzioni di riga. Tieni la formattazione semplice, e vedi Come funzionano i messaggi con Airbnb e Booking.com? per sapere cosa consegna ogni portale.

Invia un promemoria di pagamento per il saldo dovuto

Per ricordare agli ospiti un saldo aperto, scrivi un modello che usa il segnaposto [rest]: compila il prezzo totale meno l'acconto, così l'ospite vede esattamente quanto resta da pagare. Aggiungi [stripePaymentLink] per includere un link di pagamento per quell'importo; come funziona il link è spiegato in Inviare un link di pagamento o addebitare il saldo. Spunta Payment collection reminder per segnare il modello come promemoria di pagamento. Smoobu lo invia allora solo quando la prenotazione ha ancora un saldo non pagato all'orario di invio previsto; se il saldo è già stato pagato, quell'ospite viene saltato in silenzio e non parte nessun promemoria. Se spunti anche Aggiungi ricevuta, viene allegata la fattura della prenotazione, a patto che la fattura esista già e che il tuo indirizzo mittente @host.smoobu.com sia configurato.

Problemi frequenti

Un ospite dell'ultimo minuto non ha ricevuto il tuo messaggio

Se la prenotazione è arrivata dopo che il momento di invio del messaggio era già passato (un messaggio "3 giorni prima dell'arrivo", con prenotazione fatta 1 giorno prima dell'arrivo), Smoobu salta l'invio a meno che sul modello sia spuntato Invia email se la prenotazione arriva troppo tardi. Spuntalo su ogni messaggio che un ospite deve ricevere sempre.

Hai creato un nuovo modello, ma le prenotazioni già esistenti non l'hanno ricevuto

Smoobu programma solo in avanti. Una prenotazione il cui momento di attivazione era già passato quando hai salvato il modello non lo riceve; le prenotazioni future partono normalmente. Spuntare Invia email se la prenotazione arriva troppo tardi fa partire comunque il messaggio.

Il tuo modello non compare nel menu a tendina Modello della prenotazione

Lì compaiono solo i modelli che hai salvato. I testi di partenza già pronti non sono preinstallati, quindi in un account nuovo il menu a tendina mostra solo Posta vuota. Crea e salva prima il modello in Accoglienza > Comunicazione, e allora compare nel menu a tendina.

La fattura non è stata allegata

Aggiungi ricevuta funziona solo quando la fattura della prenotazione è stata creata in anticipo e il tuo indirizzo mittente @host.smoobu.com è configurato. Senza l'indirizzo mittente, l'e-mail parte senza la fattura. Vedi Come invio messaggi dal mio indirizzo e-mail?.

Un codice della porta o un link di check-in è arrivato vuoto

I segnaposto dei codici della porta sono spesso ancora vuoti al momento della prenotazione, perché il partner della serratura non ha ancora generato il codice; inviare il messaggio più vicino all'arrivo di solito risolve. Vedi I codici della porta non compaiono nei tuoi messaggi. Se dai tuoi messaggi manca il link di check-in online, vedi Il link del check-in manca dai tuoi messaggi.

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Ancora bloccato?

Se questi passaggi non hanno risolto, contatta il team Smoobu: apri il menu Aiuto per aprire un ticket o prenotare uno slot per una chiamata, oppure usa la bolla della chat in basso a destra. Per ottenere la risposta più rapida, indica:

• Il tuo Smoobu User ID (nel menu dell'icona del profilo, in alto a destra).
• Il nome o l'ID dell'alloggio, se riguarda un alloggio preciso.
• Il Booking ID, se riguarda una prenotazione precisa (Prenotazioni, poi Visualizza altro).
• Il nome del portale, se riguarda la sincronizzazione di un portale (Booking.com, Airbnb, Vrbo, e così via).
• Un breve passo per passo: cosa hai fatto, cosa ti aspettavi e cosa è successo.
• Screenshot o una breve registrazione dello schermo del problema.
• Il tuo browser e sistema operativo, se qualcosa si vede male a schermo.