Comment créer une facture pour mon invité et l'envoyer ?

Pour n'importe quelle réservation, Smoobu peut établir une facture, l'envoyer par e-mail à votre invité et vous la faire télécharger en PDF. Tout part de la réservation : c'est là que vous créez la facture, puis que vous l'envoyez ou la téléchargez. Et pour ne rien avoir à rechercher plus tard, Smoobu conserve chaque facture émise dans une liste unique.

Avant de commencer

Il vous faut ces deux éléments avant de pouvoir créer une facture :

• Vos informations de facturation, configurées une fois. Tant qu'elles ne sont pas renseignées, le bouton Créer est bloqué et un clic vous renvoie vers la page des paramètres. Voir Configurer votre modèle de facture.
• Une réservation à facturer. La facture part toujours d'une réservation.

Étapes

1. Ouvrez Réservations et cliquez sur Afficher plus sur la réservation à facturer.
2. Faites défiler jusqu'à la carte Factures, en bas de la page de la réservation.
3. Cliquez sur Créer. La facture s'ouvre avec des postes déjà repris de la réservation (le prix de la propriété, les frais de ménage et un éventuel prépaiement), vos coordonnées d'expéditeur et l'invité comme destinataire.
4. Vérifiez la facture et modifiez ce qu'il faut : changer un poste, en ajouter un, ou corriger le nom et l'adresse du destinataire.
5. Choisissez comment terminer :
   • Enregistrer comme brouillon la garde modifiable et pas encore définitive.
   • Créer finalise la facture.
   • Créer et envoyer la finalise et l'envoie à l'invité par e-mail (voir la section suivante).

Envoyer la facture à votre invité

Vous pouvez envoyer la facture au moment de la créer, avec Créer et envoyer. Une fenêtre s'ouvre avec ces champs :

• Modèle : choisissez l'un de vos modèles de message enregistrés. Seuls les modèles dont la case Include invoice est cochée apparaissent ici ; si la liste est vide, c'est qu'aucun de vos modèles n'a cette case cochée.
• Destinataires : l'e-mail de l'invité issu de la réservation est déjà renseigné. Vous pouvez ajouter d'autres adresses, par exemple une copie pour vous ou une boîte pour la comptabilité.
• Sujet : obligatoire.
• Message : obligatoire.

Cliquez sur Envoyer ; Smoobu joint automatiquement le PDF de la facture.

Vous pouvez aussi envoyer plus tard une facture déjà finalisée : ouvrez le menu sur sa ligne et cliquez sur Envoyer la facture au client. Une fenêtre d'envoi s'ouvre avec l'e-mail de l'invité prérempli ; vous pouvez ajouter des destinataires et modifier le message.

Télécharger une facture en PDF

Une fois la facture finalisée (vous avez cliqué sur Créer, ce n'est donc plus un brouillon), ouvrez le menu sur sa ligne dans la carte Factures et cliquez sur Télécharger en PDF. Un brouillon ne peut pas être téléchargé tant que vous ne l'avez pas finalisé avec Créer.

Marquer une facture comme payée

Chaque ligne de facture finalisée comporte une option Marqué comme payée. Cliquez dessus pour basculer la facture entre payée et non payée. Le changement est immédiat, sans fenêtre de confirmation. Cette option est disponible sur tous les comptes équipés du nouveau système de facturation.

Retrouver toutes les factures que vous avez émises

Toutes les factures que vous créez pour vos invités sont listées sous Statistiques > Issued Invoices. De là, vous pouvez rechercher dans la liste, la filtrer par date, et télécharger, modifier ou supprimer une facture. C'est l'endroit où revenir pour retélécharger une facture ou vérifier ce que vous avez déjà envoyé.

Vérifier que tout a fonctionné

• La facture apparaît sur la carte Factures de la réservation, avec un numéro de facture.
• Elle apparaît aussi dans la liste sous Statistiques > Issued Invoices.
• Le PDF téléchargé montre le destinataire, les montants, la taxe et vos coordonnées d'expéditeur correctement renseignés.

Problèmes fréquents

Cliquer sur Créer m'envoie plutôt vers les paramètres

Vous n'avez pas encore configuré vos informations de facturation. Smoobu bloque la création de factures tant que vous n'avez pas rempli une fois vos Paramètres de facturation. Renseignez-les, puis revenez sur la réservation. Voir Configurer votre modèle de facture.

Je ne peux pas choisir de modèle dans la fenêtre Créer et envoyer

La liste des modèles de la fenêtre Créer et envoyer n'affiche que les modèles de message dont la case Include invoice est cochée. Ouvrez vos modèles de message, cochez cette case pour le modèle voulu, puis rouvrez la fenêtre.

Des frais importés d'un portail affichent 0 % de taxe

Quand vous facturez une réservation Booking.com ou Airbnb, Smoobu reprend les frais supplémentaires du portail (comme des frais de ménage), mais fixe leur taxe à 0 % par défaut. Pour afficher la taxe voulue, modifiez cette ligne de frais dans la facture avant de la finaliser.

La facture ne se crée pas, ou le PDF est incorrect

Si vos paramètres sont renseignés mais que vous ne parvenez toujours pas à créer une facture, ou si le PDF affiche un mauvais montant ou indique « dû » sur une réservation déjà réglée, voir Votre facture d'invité ne se crée pas ou ne se télécharge pas.

Articles connexes

• Configurer votre modèle de facture
• Comment créer une note de crédit pour une facture d'invité ?
• Votre facture d'invité ne se crée pas ou ne se télécharge pas

Toujours bloqué ?

Si ces étapes n'ont pas réglé le problème, contactez l'équipe Smoobu : ouvrez le menu Aide pour ouvrir un ticket ou réserver un créneau d'appel, ou utilisez la bulle de chat en bas à droite. Pour obtenir la réponse la plus rapide, indiquez :

• Votre Smoobu User ID (dans le menu de l'icône de profil, en haut à droite).
• Le nom ou l'ID du logement, s'il s'agit d'un logement précis.
• Le Booking ID, s'il s'agit d'une réservation précise (Réservations, puis Afficher plus).
• Le nom du portail, s'il s'agit de synchronisation de portail (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
• Un bref pas à pas : ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé.
• Des captures d'écran ou une courte capture vidéo du problème.
• Votre navigateur et votre système d'exploitation, si quelque chose s'affiche mal à l'écran.