Wie erstelle ich automatisierte Nachrichtenvorlagen?
Aktualisiert
Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du in Smoobu Nachrichtenvorlagen erstellen kannst, um die Gästekommunikation über alle deine Buchungsportale hinweg zu optimieren. Du lernst, wie du professionelle Vorlagen erstellst, sie für verschiedene Unterkünfte und Portale anpasst, mehrsprachige Vorlagen hinzufügst, dynamische Platzhalter verwendest, automatisierte Nachrichten planst und vieles mehr.
2) Ändere deine Smoobu-E-Mail-Adresse/deinen Alias und speichere die Änderungen (optional)
💡 Tipp: Wenn du einen Alias erstellst, kannst du deine Nachrichten einheitlicher gestalten. Ohne Alias werden die E-Mails von deiner Smoobu-Konto-E-Mail-Adresse verschickt und kommen möglicherweise nicht an.
💡 Wusstest du schon? Deine Smoobu-E-Mail-Adresse/dein Alias wird nicht für Nachrichten von Airbnb und Booking.com verwendet, da diese über die Nachrichtensysteme der Portale verschickt werden.
3) Klick auf „Erstellen“ und wähle eine Vorlage aus oder erstelle eine neue Nachricht
4) Passe deine Nachrichtenvorlage an
Wir empfehlen Folgendes:
Betreff: Titel der Nachricht
Text: Hauptteil der Nachricht
Platzhalter: Auf der rechten Seite siehst du Platzhalter, die automatisch durch Buchungsinformationen ersetzt werden. Beispiel: [arrivalDate] wird zum Ankunftsdatum der Buchung, z. B. 11.06.2025.
Sprache(n): Schreibe die Originalnachricht in der am häufigsten genutzten Sprache der Gäste und erstelle ggf. Übersetzungen. Die Beispielvorlagen von Smoobu werden automatisch übersetzt; eigene Vorlagen müssen manuell oder mit einem Übersetzungstool übersetzt werden.
Unterkünfte: Wähle die Unterkünfte aus, für die die Nachricht gilt
Buchungsportale: Wähle aus, welche Portale die Nachricht erhalten sollen
Empfänger: Gast, Eigentümer (du selbst) oder Dritte. Füge Cc oder Bcc hinzu
Rechnung hinzufügen: Wenn diese Option angeklickt ist, werden vorher erstellte Rechnungen angehängt. Ohne Rechnung wird die Nachricht nicht gesendet. Verwende @host.smoobu.com, um die Rechnung anzuhängen.
Zahlungserinnerung: Wähle diese Option, wenn die Nachricht nur für unbezahlte Buchungen verschickt werden soll
5) Lege fest, wann die Nachricht gesendet werden soll
Klicke auf „Automatisch senden“, um die Nachricht automatisch zu versenden; lasse die Option deaktiviert, um die Vorlage manuell zu versenden. Nach dem Aktivieren:
Wähle einen Auslöser (Buchungsbenachrichtigung, Ankunft, Abreise, Stornierung, Nach Abschluss des Online-Check-ins)
Lege den Versandzeitpunkt bis zu 10 Tage vor Ankunft oder 10 Tage nach Abreise fest
Wähle die Uhrzeit für den Versand
💡 Tipp: Nutze die Option „E-Mail auch senden, wenn der Auslöser in der Vergangenheit liegt“, damit Nachrichten auch bei Last-Minute-Buchungen versendet werden.
Wie kann ich in den Nachrichten unter Vorlagen einstellen, dass die Nachricht nur in deutscher Sprache versandt wird, denn wir haben überwiegend Gäste aus Deutschland, Österreich und der Schweiz?
in meinem Konto werden die Nachrichten nicht mehr überall synchronisiert. Wenn ich vom Cockpit auf Nächste an und abreise gehe und dann auf Buchungsdeteils wird mir der Nachrichtenverlauf nicht angezeigt. Unter Nachrichten finde ich aber die Nachricht. Unter Nachrichten kann ich aber nicht auf meine Textvorlagen zugreifen. Etwas scheint nicht richtig zu sein.
Die Nachrichten die ausgelöst werden sollen direkt bei der Buchung werden nochmals gesendet nach Abschluss der Reise (Airbnb). Das verwirrt sehr. Warum ist das so? Ist was falsch eingestellt?
Es erscheint bei den automatisierten Buchungsbestätigungen -bookin.com- eine Fehlermeldung, das diese nicht versendet werden konnte. Haben Sie einen Tip für mich wie ich das beheben kann?
Ist es möglich, automatische Nachrichten basierend auf der Aufenthaltsdauer zu kreieren? Das heisst, unterschiedliche Nachrichten, ob jemand nur eine Nacht oder ob jemand mehrere Nächte in der Unterkunft ist.
Werden die automatisierten Nachrichten immer an die Buchungs-E-Mail-Adresse versandt oder kann ich dies ändern? Es kommt oft vor, dass für einen Mitarbeiter gebucht wird und unsere Nachrichten, insbesondere am Wochenende, dann nicht an denjenigen weitergeleitet werden, der die Informationen benötigt.
Kommentare
6 Kommentare
Wie kann ich in den Nachrichten unter Vorlagen einstellen, dass die Nachricht nur in deutscher Sprache versandt wird, denn wir haben überwiegend Gäste aus Deutschland, Österreich und der Schweiz?
Hallo
in meinem Konto werden die Nachrichten nicht mehr überall synchronisiert. Wenn ich vom Cockpit auf Nächste an und abreise gehe und dann auf Buchungsdeteils wird mir der Nachrichtenverlauf nicht angezeigt. Unter Nachrichten finde ich aber die Nachricht. Unter Nachrichten kann ich aber nicht auf meine Textvorlagen zugreifen. Etwas scheint nicht richtig zu sein.
Schöne Grüße
Günther
Die Nachrichten die ausgelöst werden sollen direkt bei der Buchung werden nochmals gesendet nach Abschluss der Reise (Airbnb). Das verwirrt sehr. Warum ist das so? Ist was falsch eingestellt?
Es erscheint bei den automatisierten Buchungsbestätigungen -bookin.com- eine Fehlermeldung, das diese nicht versendet werden konnte. Haben Sie einen Tip für mich wie ich das beheben kann?
Ist es möglich, automatische Nachrichten basierend auf der Aufenthaltsdauer zu kreieren? Das heisst, unterschiedliche Nachrichten, ob jemand nur eine Nacht oder ob jemand mehrere Nächte in der Unterkunft ist.
Werden die automatisierten Nachrichten immer an die Buchungs-E-Mail-Adresse versandt oder kann ich dies ändern?
Es kommt oft vor, dass für einen Mitarbeiter gebucht wird und unsere Nachrichten, insbesondere am Wochenende, dann nicht an denjenigen weitergeleitet werden, der die Informationen benötigt.
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